Administration financière

En vue de soutenir la mission de l’Université, les Ressources financières jouent un rôle de premier plan pour assurer la capacité et la viabilité financière de l’établissement. En s’assurant de répondre à l’objectif d’accroître et de bien gérer les ressources de l’Université, le secteur collabore étroitement avec toutes les facultés et tous les services à l’amélioration de l’expérience étudiante.

Cette collaboration vise à remplir toutes les obligations de gestion et de planification stratégique en mettant l’accent sur la comptabilité fondamentale, l’élaboration et l’application des règlements, et sur la gestion du risque financier.

Chacun des six services contribue à assurer la planification et la saine gestion des ressources financières pour l'Université dans son ensemble:

  • en offrant des services de gestion financière efficace et efficiente (services spécialisés en analyse et conseils financiers)
  • en appuyant de façon proactive les gestionnaires de la haute administration, des facultés et des services en leur fournissant de l'information financière adéquate, précise et au moment opportun pour la prise de décision
  • en appliquant des méthodes et des systèmes efficaces de collecte, de traitement, d'extraction et de divulgation de l'information financière
  • en acquérant de façon éthique, stratégique et équitable des biens et des services durables
  • en offrant à la communauté universitaire une expérience alimentaire savoureuse et mémorable en fournissant une variété de menus dans une ambiance agréable où le service est synonyme de qualité

Le Cabinet de la Vice-rectrice associée a pour rôle de coordonner les six services suivants:

Chaque service est donc appelé à collaborer au succès et à la mise en œuvre des orientations stratégiques de l’Université et à assurer la pérennité de la mission de l’établissement.

Ressources financières, recherche et fiducie

Le Service des finances voit à la gestion éclairée des ressources financières de la recherche confiées à l’Université et à ses chercheurs en offrant son expertise en gestion des finances et des risques financiers, en comptabilité de base, en production de rapports et en services de gestion des finances et de la trésorerie, de même qu’en élaboration, mise en œuvre et application des politiques financières. Pour atteindre ces objectifs, le Service des finances exerce ses activités au sein d’un vaste cadre multipartite et doit pouvoir compter sur l’information fournie par les services administratifs qui interviennent dans l’administration des subventions et des contrats avant et après leur attribution ainsi que sur l’administration financière judicieuse des projets de recherche par les chercheurs et les facultés.

Administration financière

L'administration financière inclus:

  • Mettre en œuvre des politiques, des systèmes et des contrôles d’administration et de comptabilité adaptés et efficaces pour assurer la conduite de la recherche en conformité avec les normes applicables en matière de gestion financière et de comptabilité
  • Collaborer étroitement avec les autres services de l’Université à la conception et à la prestation efficaces d’outils et de services Web touchant la gestion de la recherche et de l’information de gestion financière
  • Présenter des états financiers internes à la fois périodiques, complets, fiables et en temps opportun aux vérificateurs et aux administrateurs
  • Conseiller et seconder les chercheurs et les administrateurs quant à la gestion des fonds de recherche :
    • Offrir une expertise relative à l’utilisation et à la gestion du système financier de l’Université
  • Comptabiliser les fonds de recherche reçus par l’Université, notamment :
    • Préparer et approuver tous les rapports financiers à présenter aux organismes subventionnaires, conformément aux règles et règlements applicables
    • Produire des factures pendant la période d’effet de la subvention en conformité avec les conditions du commanditaire, y compris pour les subventions institutionnelles
    • Vérifier l’admissibilité des dépenses et voir à leur consignation appropriée dans la production des rapports financiers
    • En travaillant avec les autres services de l’Université, établir les rapports financiers sur tous les programmes de frais indirects et les faire approuver
  • Approuver les états financiers et les rapports finaux et servir de dernier palier d’autorisation de l’Université relativement à la présentation de ces documents :
    • Voir aux consultations et aux approbations appropriées auprès des chercheurs et des services visés de l’Université avant de présenter les rapports
    • Voir aux consultations et aux approbations appropriées auprès des chercheurs et des services visés de l’Université avant d’effectuer les remboursements aux organismes subventionnaires
    • Vérifier et approuver les états financiers le cas échéant
    • Approuver les remboursements aux organismes subventionnaires
  • Administrer les comptes débiteurs, incluant :
    • Traiter les paiements dans les comptes débiteurs de recherche
    • Exercer la fonction de recouvrement initial pour les comptes débiteurs de recherche
    • Présenter les rapports de gestion des comptes débiteurs aux équipes concernées d’administration de la recherche de l’Université
    • Seconder les équipes d’administration de la recherche dans le recouvrement des sommes échues
  • Contrôler les dépenses et les excédents pour le compte de l’Université et présenter des rapports périodiques aux chercheurs, aux administrateurs de faculté, à la haute direction, aux facultés, au SSRD, à SSI, au bureau des IDS et au Bureau de la recherche internationale
  • Visiter régulièrement les facultés et les unités administratives pour s’assurer qu’elles connaissent et respectent les procédures financières, notamment dans le cadre de processus de surveillance et de visites périodiques
  • Coordonner des vérifications reliées à la recherche menées par l’agence de financement et leurs agents
  • Former toutes les personnes affectées à l’administration de la recherche relativement aux fonctions de gestion financière des fonds de recherche qui s’inscrivent dans leurs responsabilités
Responsabilité du chercheur
  • Tel que mentionné dans l'énoncé de responsabilités du chercheur et au règlement 85 (section 12), le chercheur principal est responsable des dépassements de crédit (déficits) dans ses projets de recherche.
  • Afin d’améliorer la gestion des dépenses d’un projet de recherche, FAST permet d’afficher tous les comptes d’un projet de recherche spécifique. Le système est régulièrement mis à jour pour assurer la validité de l’information.
  • Si le chercheur ne peut rembourser à court terme un déficit accumulé, il devra soumettre à sa faculté, au Service de gestion de la recherche et au Service des finances un plan de redressement précisant comment il entend corriger la situation. 
Transferts

Les transferts inter-institutionnels se produisent lorsque le chercheur principal est un employé de l'Université d'Ottawa et travaille avec des chercheurs d'autres institutions ou lorsque le chercheur principal est d'une autre institution et travaille avec un chercheur de l'Université d'Ottawa. Les transferts de fonds peuvent également être effectués lorsque des chercheurs de différent(e)s départements/facultés de l'Université d'Ottawa collaborent sur un projet. 

NOTE: Pour ces trois cas, les demandes de transfert de fonds ne seront PAS effectués automatiquement année après année. Ces transferts de fonds doivent être renouvelés à chaque année afin de confirmer la progressivité anticipée du projet de recherche. 

Externe

Si la subvention est gérée à l'Université d'Ottawa et qu'il y a une demande de transfert de fonds à des chercheurs participant également à la recherche mais appartenant à une université différente, la procédure suivante s'applique:

  1. Le chercheur principal de l'Université d'Ottawa doit contacter le Service de gestion de la recherche et lui transmettre, par écrit, la demande de transfert de fonds
  2. Le Service de gestion de la recherche de l'Université d'Ottawa communiquera par la suite avec le Service équivalent de l’autre université
  3. Une entente devra être établie et signée par les directeurs des Services responsables des deux universités
  4. Lorsque l’entente sera signée par toutes les parties, le Service de gestion de la recherche de l'Université d'Ottawa demandera au Service des finances d'émettre un chèque à l'université collaboratrice

NOTE: Le Service de gestion de la recherche doit être avisé de tout transfert à une autre université avant que tout échange financier ne soit effectué.

Interne

Pour qu’un chercheur collaborateur de l’Université d’Ottawa reçoive des fonds du chercheur principal d’une autre université, le chercheur collaborateur doit fournir les documents suivants au Service de gestion de la recherche.

  1. Un formulaire "RE-" dûment complété, portant les signatures requises du département et/ou de la faculté
  2. Une copie de la demande du chercheur principal, incluant le budget
  3. Une copie de l'avis de décision de l'agence subventionnaire

Une fois ces documents présentés au Service de gestion de la recherche, une entente sera signée avec le Service responsable de l'université collaboratrice et, lorsque l’entente est signée, les mesures nécessaires seront prises afin de procéder à l'ouverture d'un centre de responsabilité.

Interne (entre deux chercheurs à l'Université d'Ottawa)

Si un chercheur principal désire transférer des fonds à un co-chercheur, tous deux de l'Université d'Ottawa mais appartenant à des facultés ou départements différents, il doit en aviser le Service de gestion de la recherche. Le Service de gestion de la recherche soumettra au Service des finances une demande de transfert de fonds au centre de responsabilité approprié et prendra les mesures nécessaires afin que le transfert se fasse promptement et efficacement. 

Gérer un compte de recherche
Devise étrangère

De plus en plus d'agences et de compagnies à l'extérieur du Canada négocient des contrats de recherche ou octroient des subventions de recherche à l'Université. Règle générale, un estimé des revenus de la première année est calculé selon le taux de change en vigueur et crédité au centre de responsabilité par les Ressources financières au début de chaque mois.

Prêt sur le prochain versement

Lorsqu'un chercheur démontre que des dépenses additionnelles sont nécessaires à la continuation de la recherche, un prêt sur le prochain versement peut être accordé.

De façon à obtenir un prêt qui permette une opération normale lorsque les engagements à une subvention de recherche excèdent la balance des fonds disponibles, le chercheur doit obtenir l'approbation:

Toutes les demandes d'approbation pour des dépenses additionnelles doivent être justifiées et accompagnées d'un plan d'action visant à rétablir le solde positif du centre le plus vite possible. Un chercheur demandant l'autorisation de dépenser au-delà de ses moyens est entièrement responsable des engagements relatifs à la subvention de recherche.

Centres déficitaires

Les transactions d'achat et d'écritures de journal dans des centres où les fonds ne sont pas disponibles sont bloquées automatiquement par le système.

Il est toutefois possible, par exception, d'approuver une transaction. Pour se faire, l'administrateur responsable doit fournir des arguments justifiables aux Ressources financières.

Cependant, une telle sécurité ne s’applique pas pour les transactions relatives à la paye. Si un engagement salarial cause un déficit dans un centre, le chercheur doit rembourser ce manque ou indiquer clairement, par écrit, comment il compte financer cette dépense salariale.

Afin d'éviter des problèmes, il est essentiel de s'assurer que les fonds sont disponibles ou le seront sous peu lors de l'embauche d'assistants de recherche.

Centres avec surplus

Le chercheur doit s'assurer d'avoir dépensé toutes les sommes allouées pour son projet à la date de fin établie.

Certaines agences sont conscientes qu'il est parfois difficile de tout coordonner pour la date de fin du projet et accordent une période de temps qui permet aux chercheurs et aux administrateurs de finaliser les transactions. Cependant, tous les organismes n'accordent pas nécessairement ce sursis.

Si vous jugez impossible de respecter l'échéance fixée au moment de l'octroi, vous devrez demander par écrit à l'agence une prolongation en exposant brièvement les raisons de votre requête.

Leur réponse écrite devra être communiquée au Service de gestion de la recherche qui avisera à son tour les Ressources financières si la date de fin doit être modifiée au système.

Il peut arriver que vous n'ayez pas eu besoin de la somme totale allouée pour votre projet et qu'un solde doive être retourné. Un agent de la section recherche et fiducie des Ressources financières communiquera avec l'administrateur responsable du département concerné et s'assurera que le chercheur autorise le remboursement avant de retourner tout excédent.

Transfert des dépenses et corrections d'erreurs

Lorsqu'une dépense n'a pas été débitée au bon compte de dépenses ou fonds, une écriture de journal doit être effectuée par l'agent d'administration responsable ou toute autre personne autorisée afin de corriger la situation.

Les écritures de journal sont enregistrées au système BANNER et un code d'utilisateur est nécessaire pour y accéder. Les écritures de journal sont approuvées par les Ressources financières et sont reportées au grand livre lors des mises à jour journalières du système financier.

Les écritures de journal sont aussi utilisées pour enregistrer les ventes internes, les services de reprographie, les frais de poste, etc. Vous devez ainsi communiquer le FOAP du projet concerné lorsque vous achetez des biens ou services de ces unités.

Modifications au budget

Pour les subventions, tout changement entre 5% et 10% du total de chaque centre de dépense à l'intérieur du centre de responsabilité ne requiert généralement pas d'approbation externe. Cependant, tout changement de plus de 10% du compte de dépense budgétaire à l'intérieur d'un centre de responsabilité doit être soumis et approuvé par le Service de gestion de la recherche qui prendra les mesures nécessaires afin de compléter les modifications.

Prolongation

La période de validité (date de début et de fin) est l'une des composantes les plus importantes en gestion de la recherche. Dans certains cas, les agences permettent une prolongation automatique afin que la recherche puisse continuer.

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