Compte de recherche à l’Université d’Ottawa

Un nouveau compte de recherche est ouvert pour toutes les subventions internes ou externes octroyées.

Types de comptes de recherche

Il y a trois types de comptes de recherche à l'Université d'Ottawa:

  1. Compte externe: Un compte externe est créé pour du financement reçu des trois organismes, contrats, sponsors, donateurs et toute autre agence externe.
  2. Compte interne: Un compte interne est créé pour du financement reçu de l'Université d'Ottawa, du financement facultaire incluant les fonds de démarrage et pour les programmes de développement de la recherche.
  3. Compte général de recherche: Un compte général de recherche est créé pour déposer un solde résiduel de contrat de recherche, honoraires de contrat de recherche, suppléments administratifs et petits dons.

Fund Org Account Program (FOAP)

Un FOAP est un compte en fiducie identifiable par un numéro unique assigné par un système appelé CCG pour chaque projet de recherche. Toutes les dépenses reliées au projet sont imputées au compte de dépense à l’intérieur du FOAP.

Un compte de dépenses indique chaque type de transaction ayant lieu à l'intérieur d'un centre de responsabilité. Des numéros de comptes de dépenses individuels existent pour des items tels que les salaires, l'équipement, le matériel et les fournitures, le déplacement, etc.

Un FOAP indépendant est ouvert par les Ressources financières pour tout contrat ou subvention. Les comptes de dépenses sont activés selon les spécifications budgétaires.  Une fois le FOAP assigné, un avis de décision/confirmation électronique est envoyé au chercheur ainsi qu'à l'administrateur facultaire ou du département.

Ouverture d'un nouveau fonds

Interne

  1. La faculté ou le service envoie la documentation requise par courriel, avec toutes les signatures nécessaires, au Service de gestion de la recherche (SGR) pour approbation; formulaire RE signé et/ou tout autre formulaire requis; documents nécessaires (copie de la correspondance, formulaire applicable ou tout autre document permettant au SGR de bien évaluer le dossier); copie de la décision officielle suite à l’évaluation par les pairs, si applicable.
  2. SGR analyse le dossier, crée le nouveau fonds dans eAwards et avise les intervenants concernés en envoyant un avis au chercheur, à la faculté et aux Ressources financières.
  3. Les Ressources financières approuvent le nouveau fonds pour permettre le transfert par la faculté ou le service et avise que le fonds est maintenant actif.
  4. La faculté ou le service effectue le transfert de fonds par écriture de journal.
  5. La faculté avise les Ressources financières lorsque le tout est complété. Les Ressources financières n’avanceront pas de budget si la Faculté ne confirme pas le transfert de fonds par courriel.
  6. Les Ressources financières avancent le budget approprié

Externe

  1. CONTRAT: SSI envoie la documentaire requise, le formulaire RE et la proposition au SGR pour ouvrir un compte. SUBVENTION: SGR reçoit la documentation requise de la part des chercheurs, de l’agence ou autre ainsi qu’un formulaire RE signé accompagné de la proposition de recherche de la faculté pour ouvrir le compte.
  2. SGR analyse le dossier, crée le nouveau fonds dans eAwards et avise les intervenants concernés en envoyant un avis au chercheur, à la faculté et aux Ressources financières.
  3. Les Ressources financières approuvent le nouveau fonds et avancent le montant total octroyé au projet.
  4. Les Ressources financières avancent le budget.

Admissibilité des dépenses

Le montant accordé par subvention ou contrat dépend de l’estimation des dépenses de recherche faite par le chercheur. Les fonds doivent servir uniquement à défrayer les dépenses encourues dans le cadre de la recherche et ne peuvent servir à la construction ou rénovation des locaux, à l’achat de mobilier de laboratoire ou à d’autres installations permanentes normalement fournies par l’Université, à moins que ces coûts ne soient spécifiquement inclus dans le budget approuvé.

Salaires

Pour embaucher des assistants de recherche, le chercheur doit remplir le formulaire approprié, selon le processus établi. Le formulaire est remis au service des ressources humaines qui initie le salaire et les avantages sociaux au centre de responsabilité pour une période de 12 mois ou jusqu’à la fin de l’année financière.

Veuillez consulter votre faculté afin de connaître les détails du processus d’embauche ainsi que la convention collective en rigueur.

NOTE: Vous devez vous assurer d'avoir les fonds nécessaires afin de couvrir le salaire et les avantages sociaux d'un employé avant de l'embaucher. La page RH en recherche offre aux chercheurs et aux gestionnaires de recherche des outils supportant les décisions relatives aux embauches.

 

Dépenses de voyage

Si vous prévoyez un voyage de recherche, vous devez aviser le doyen associé à la recherche au moins 20 jours avant la date de départ prévue (article 28.4.6.4 de la convention collective). Une approbation écrite est requise du doyen ou doyen associé à la recherche, selon les exigences de la faculté.

Pour certaines situations particulières, une avance de voyage sera disponible. Une demande d’avance de frais de voyage, formulaire « A-», doit être remise au moins 15 jours avant le départ.

Dans les dix jours qui suivent le retour, Une demande de remboursement de frais de voyage, formulaire « R-» doit être complété et remise à votre agent administratif dans les 10 jours qui suivent, ainsi que toutes pièces justificatives originales. Les formulaires "A-" et "R-" sont disponibles à votre département ou faculté.

Veuillez noter que vous ne pourrez obtenir d'avance de voyage si vous n'avez pas encore justifié une avance de voyage antérieure en complétant un formulaire de remboursement de frais de voyage.

Pour plus de détails, veuillez consulter le règlement 21 du Manuel des règlements et méthodes de l'Université d'Ottawa. 

Autres dépenses

Il existe deux systèmes d’achat à l’Université; le système décentralisé avec ses 350 acheteurs et le système centralisé. L’organisation et le fonctionnement de ces deux systèmes d’achat relèvent complètement de la responsabilité du directeur d’Approvisionnements et services.

Le système d’achat décentralisé est le système par lequel le directeur d’Approvisionnements et services délègue une partie de ses prérogatives aux acheteurs décentralisés désignés par la faculté ou les services pour les dépenses inférieures à 5 000$. Le système de dépense centralisé se charge des transactions supérieures à 5 000$ et de certains produits et services qui ne sont pas décentralisés. Ces achats sont effectués exclusivement par le personnel d'Approvisionnements et services.

Petites dépenses

Tout achat inférieur à un montant de 5 000$ est effectué par le biais du système décentralisé de l’Université d’Ottawa. Veuillez consulter votre département ou faculté quant à la procédure spécifique en matière de dépenses inférieures à 5 000$.

Grandes dépenses

Tout achat supérieur à un montant de 5 000$ nécessite l’approbation du personnel d’Approvisionnement et services. Veuillez consulter votre département ou faculté quant à la procédure spécifique en matière de dépenses supérieures à 5 000$. 

Pour tout achat supérieur à 125 000$, le directeur devra solliciter la confirmation de la décision auprès du comité d'administration (règlement 36 du Manuel des règlements et méthodes de l'Université d'Ottawa).

Prière de contacter Service approvisionnement / Secteur Recherche afin d'obtenir de l'aide pour effectuer vos achats liés à la recherche. 

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