Procédures de gestion de subventions

La conduite de la recherche et la gestion des fonds octroyés par des organismes externes par l’entremise de subventions et de contrats, à l’Université ou à des chercheurs, sont confiées à l’Université. 

L’Université a établi une série de politiques et procédures afin d’assurer:

  1. Le respect des règlements des organisations subventionnaires
  2. La saine gestion des fonds alloués
  3. L'obligation de rendre compte des activités de recherche aux organismes et aux intervenants de l’Université
  4. La saine conduite de la recherche selon les normes les plus élevées de professionnalisme et de sécurité

Les chercheurs sont aussi des employés de l’Université. L’Université leur délègue la responsabilité générale d’assurer le bon déroulement et la saine gestion de leurs projets de recherche.

L’Université appuie les chercheurs dans leur rôle en fournissant une structure qui facilite le respect des exigences de l’Université et des organismes externes, la bonne gestion des fonds de recherche et l’interaction avec les organismes subventionnaires.

Différences entre une subvention et un contrat

Différence entre une subvention et un contrat

Les termes subventions et contrats sont souvent considérés comme synonymes, alors qu'en fait, ils sont entièrement distincts.

Est-ce un contrat ou une subvention?

La différence entre un contrat et une subvention réside dans l’engagement des partis à fournir, ou non, des résultats dans des échéances fixées. Ainsi, un contrat est une convention liant les partis à fournir des résultats ponctuels pour recevoir les fonds octroyés.

Quant à la subvention, elle est accordée par un contribuable qui anticipe des résultats, sans toutefois lier les parties par des obligations exigibles. À cet égard, si le projet de recherche est fructueux, les chercheurs peuvent se voir accorder des fonds plus importants. À l’inverse, si les objectifs de la recherche ne sont pas comblés de façon satisfaisante, le contribuable peut mettre un terme à l’accord des subventions, voire au projet en cours.

SUBVENTION

CONTRAT

Habituellement un simple avis d’attribution est nécessaire

Entente entraînant des obligations légales entre les deux partis est signée

Un plan de recherche bien défini sans entente d’exécution formelle

Un plan de recherche détaillant les objectifs, les obligations et responsabilités des participants et un budget

Les partis ne sont pas liés par des restrictions de confidentialité

Les partis sont liés par une entente de confidentialité signée. (Par exemple : donnée exclusive et savoir-faire privatif)

Les droits de propriété intellectuelle sont à l’institution

Les droits de propriété intellectuelle et les clauses d’appropriation sont négociés et clairement définies et les options d’utilisation sont accordées au contribuable

Les chercheurs peuvent publier les résultats sans consulter le bailleur de fonds

Les chercheurs doivent se conformer aux clauses de publication de l’entente.

Possibilité de renouvellement annuel, sans clause de résiliation préétablie

Clause de résiliation définie

Articulation flexible des tâches, échéanciers; le plan et l’organisation de la recherche sont établis par le chercheur

Un plan détaillé de la recherche, incluant les étapes charnières, les objectifs et les échéances pour la soumission des livrables finals. L’étendue de la recherche est bien définie.

Livrables sont flexibles, habituellement sous forme de rapports de progrès et ou rapport final

Livrables préalablement définis, calendrier des activités précis et rapports de progrès exigés

Les fonds sont généralement versés à l’avance
par versement forfaitaire. Ne dépendent pas
nécessairement d’une remise ponctuelle des
livrables

Le versement des fonds dépend des échéances établies pour la remise des livrables. Le budget des fonds accordés est détaillé et peu flexible

Le budget et l’organisation du projet peuvent être modifiés sans aviser le bailleur de fonds

Un changement au budget ou à l’organisation du projet doit être approuvé par le bailleur de fonds

La rémunération du chercheur principal n’est pas éligible

La rémunération du chercheur peut être prévue dans le budget

Règlements dans la recherche

Les politiques et règlements qui jouent un rôle dans la conduite de la recherche à l’Université d’Ottawa énoncent les principes directeurs ou les lignes de conduite à suivre uniformément dans des circonstances données. Toute exception à ces règles exige le consentement préalable de l'autorité réglementaire, généralement le Comité d’administration.

Gérer un compte de recherche
Devise étrangère

De plus en plus d'agences et de compagnies à l'extérieur du Canada négocient des contrats de recherche ou octroient des subventions de recherche à l'Université. Règle générale, un estimé des revenus de la première année est calculé selon le taux de change en vigueur et crédité au centre de responsabilité par les Ressources financières au début de chaque mois.

Prêt sur le prochain versement

Lorsqu'un chercheur démontre que des dépenses additionnelles sont nécessaires à la continuation de la recherche, un prêt sur le prochain versement peut être accordé.

De façon à obtenir un prêt qui permette une opération normale lorsque les engagements à une subvention de recherche excèdent la balance des fonds disponibles, le chercheur doit obtenir l'approbation:

Toutes les demandes d'approbation pour des dépenses additionnelles doivent être justifiées et accompagnées d'un plan d'action visant à rétablir le solde positif du centre le plus vite possible. Un chercheur demandant l'autorisation de dépenser au-delà de ses moyens est entièrement responsable des engagements relatifs à la subvention de recherche.

Centres déficitaires

Les transactions d'achat et d'écritures de journal dans des centres où les fonds ne sont pas disponibles sont bloquées automatiquement par le système.

Il est toutefois possible, par exception, d'approuver une transaction. Pour se faire, l'administrateur responsable doit fournir des arguments justifiables aux Ressources financières.

Cependant, une telle sécurité ne s’applique pas pour les transactions relatives à la paye. Si un engagement salarial cause un déficit dans un centre, le chercheur doit rembourser ce manque ou indiquer clairement, par écrit, comment il compte financer cette dépense salariale.

Afin d'éviter des problèmes, il est essentiel de s'assurer que les fonds sont disponibles ou le seront sous peu lors de l'embauche d'assistants de recherche.

Centres avec surplus

Le chercheur doit s'assurer d'avoir dépensé toutes les sommes allouées pour son projet à la date de fin établie.

Certaines agences sont conscientes qu'il est parfois difficile de tout coordonner pour la date de fin du projet et accordent une période de temps qui permet aux chercheurs et aux administrateurs de finaliser les transactions. Cependant, tous les organismes n'accordent pas nécessairement ce sursis.

Si vous jugez impossible de respecter l'échéance fixée au moment de l'octroi, vous devrez demander par écrit à l'agence une prolongation en exposant brièvement les raisons de votre requête.

Leur réponse écrite devra être communiquée au Service de gestion de la recherche qui avisera à son tour les Ressources financières si la date de fin doit être modifiée au système.

Il peut arriver que vous n'ayez pas eu besoin de la somme totale allouée pour votre projet et qu'un solde doive être retourné. Un agent de la section recherche et fiducie des Ressources financières communiquera avec l'administrateur responsable du département concerné et s'assurera que le chercheur autorise le remboursement avant de retourner tout excédent.

Transfert des dépenses et corrections d'erreurs

Lorsqu'une dépense n'a pas été débitée au bon compte de dépenses ou fonds, une écriture de journal doit être effectuée par l'agent d'administration responsable ou toute autre personne autorisée afin de corriger la situation.

Les écritures de journal sont enregistrées au système BANNER et un code d'utilisateur est nécessaire pour y accéder. Les écritures de journal sont approuvées par les Ressources financières et sont reportées au grand livre lors des mises à jour journalières du système financier.

Les écritures de journal sont aussi utilisées pour enregistrer les ventes internes, les services de reprographie, les frais de poste, etc. Vous devez ainsi communiquer le FOAP du projet concerné lorsque vous achetez des biens ou services de ces unités.

Modifications au budget

Pour les subventions, tout changement entre 5% et 10% du total de chaque centre de dépense à l'intérieur du centre de responsabilité ne requiert généralement pas d'approbation externe. Cependant, tout changement de plus de 10% du compte de dépense budgétaire à l'intérieur d'un centre de responsabilité doit être soumis et approuvé par le Service de gestion de la recherche qui prendra les mesures nécessaires afin de compléter les modifications.

Prolongation

La période de validité (date de début et de fin) est l'une des composantes les plus importantes en gestion de la recherche. Dans certains cas, les agences permettent une prolongation automatique afin que la recherche puisse continuer.

Fermeture d’un compte de recherche

Afin d'assurer une saine gestion, une imputabilité et une procédure consistante pour les soldes dans les comptes lorsque le projet de recherche est terminé, certaines les lignes directrices sont à suivre:

Contrat à prix fixe

À la fin de chaque contrat, le professeur et l'administrateur doivent vérifier s'il y a un solde dans le compte. S’il y a un solde résiduel, l'administrateur doit faire demande au SSI pour transférer le solde dans le compte général du professeur.

Lorsque le projet est complété, le SSI sera responsable de :

  • Vérifier en collaboration avec le chercheur et la faculté que toutes les dépenses qui ont passé dans le compte sont éligibles pour le projet
  • Vérifier que les termes et conditions concernant les livrables ont été rencontrés
  • S’assurer que le bailleur de fond est satisfait
  • S’assurer que la somme totale du contrat a été reçue à l'Université

Lorsque ces vérifications auront été complétées et confirmées par le SSI et la Faculté, ils devront aviser les Ressources financières et le Service de gestion de la recherche.

  • Le Service de gestion de la recherche fermera le compte dans eAwards.
  • Les Ressources financières transféreront le résiduel dans le compte général de recherche du professeur (entrée de journal)

Si un compte général n’existe pas, le SSI devra demander au chercheur pour un formulaire RE signé et demander au Service de gestion de la recherche d’en créer un.

Les Ressources financières sont responsables de faire l'écriture de journal pour verser le solde du compte de projet dans le compte général de recherche du professeur ainsi que de retourner les fonds non-dépensés au bailleur de fonds à la fin du projet.

Contrat à coûts remboursables

Lorsque le projet est complété, les Ressources financières seront responsables, avec le professeur et l'administrateur de la faculté ou le département, de:

  • Vérifier que les dépenses sont éligibles pour le projet
  • Faire parvenir un rapport financier et copier le SSI
  • Aviser le SSI des coûts réels du projet

Le SSI sera responsable de :

  • Confirmer que le bailleur de fond est satisfait
  • Assurer qu’aucun ajustement n’est complété dans eAwards pour refléter les coûts réels du projet

Subventions

Compte à zéro pour les subventions externes

La Faculté est responsable de réviser chaque compte (FOAP) dans le but de rencontrer les exigences suivantes:

  • Toutes les dépenses éligibles ont été chargées au compte du projet selon le budget et dans les dates de validité
  • Toutes les dépenses sont éligibles dans le cadre du projet financé
  • Une liste vérifiée de comptes a été créée et envoyée au Service de gestion de la recherche pour les suivis nécessaires

Le Service de gestion de la recherche est responsable de réviser chaque projet afin de:

  • Confirmer avec le chercheur que tous les termes et conditions liés aux livrables de l’entente ont été rencontrés
  • S’assurer que l’agence subventionnaire reçoive tous les rapports requis (rapport d’activité (progrès), rapport de la subvention, etc.) si nécessaire.

Les Ressources financières sont responsables :

Pour chaque compte (FOAP) :

  • S’assurer que le montant total de la subvention a été reçu par l’Université (cash flow), dans le cas de subventions à prix fixe 
  • S’assurer que toutes les factures (dépenses de subvention à coûts remboursables) ont été payées par l’agence externe, dans le cas de subventions à coûts remboursables
  • S’assurer que tous les revenus ont été crédités au compte; si les revenus n’ont pas été reçus par l’agence externe, les Ressources financières contacteront les services qui ont négocié le projet 
  • S’assurer que tous les rapports financiers nécessaires ont été produits, signés par le chercheur et les Ressources financières et ont été transmis aux agences subventionnaires
  • Fermer le compte et effectuer toutes les actions nécessaires dans chaque système corporatif
  • Remplir le formulaire «Demande de fermeture de compte» et obtenir l’approbation des autorités des Ressources financières
  • Transmettre le formulaire au département de comptabilité pour d’autres actions; le département de comptabilité prendra les mesures nécessaires dans «Banner» pour fermer le compte
  • Aviser la faculté et le SGR lorsque le compte a été fermé avec succès; SGR fermera ensuite le compte dans eAwards
Compte à zéro pour les subventions internes

La Faculté est responsable de réviser chaque compte (FOAP) dans le but de rencontrer les exigences suivantes:

  • Toutes les dépenses éligibles ont été chargées au compte du projet selon le budget et dans les dates de validité
  • Toutes les dépenses sont éligibles dans le cadre du projet financé
  • Une liste vérifiée de comptes a été créée et envoyée au Service de gestion de la recherche pour les suivis nécessaire

Le Service de gestion de la recherche est responsable de réviser chaque projet afin de:

  • S’assurer que tous les rapports d’activités, rapports de subvention, etc. ont été mis au dossier à l’Université

Les Ressources Financières sont responsables:

Pour chaque compte (FOAP):

  • Fermer le compte et effectuer toutes les actions nécessaires dans chaque système corporatif
  • Remplir le formulaire «Demande de fermeture du compte» et obtenir l’approbation des autorités des Ressources financières
  • Transmettre le formulaire au département de comptabilité pour d’autres actions; le département de comptabilité prendra les mesures nécessaires dans «Banner» pour fermer le compte
  • Aviser la faculté et le SGR lorsque le compte a été fermé avec succès; SGR fermera ensuite le compte dans eAwards
Compte avec un solde négatif pour les subventions externes

La Faculté est responsable de réviser chaque compte (FOAP) afin de:

  • S’assurer que toutes les dépenses éligibles ont été chargées au compte du projet selon le budget et dans les dates de validité
  • S’assurer de l’éligibilité de ces dépenses à la lumière du projet financé
  • Créer et envoyer une liste vérifiée de comptes au Service de gestion de la recherche pour les suivis nécessaires

Le Service de gestion de la recherche est responsable de réviser chaque projet dans le but de:

  • Confirmer avec le chercheur que tous les termes et conditions liés aux livrables de l’entente ont été rencontrés
  • S’assurer que l’agence externe reçoive tous les rapports requis (rapport d’activité (progrès), rapport de la subvention, etc.)

Les Ressources financières sont responsables:

Pour chaque compte (FOAP) :

  • S’assurer que le montant total de la subvention a été reçu par l’Université (cash flow), dans le cas de subventions à prix fixe
  • S’assurer que toutes les factures (dépenses de subvention à coûts remboursables) ont été payées par l’agence subventionnaire, dans le cas de subventions à coûts remboursables
  • S’assurer que tous les revenus ont été crédités au compte; si les revenus n’ont pas été reçus par l’agence externe, les Ressources financières contacteront le services qui a négocié le projet 
  • S’assurer que tous les rapports financiers nécessaires ont été produits, signés par le chercheur et les Ressources financières et ont été transmis à l’agence subventionnaire

Lorsque le déficit est confirmé:

  • Le Service de gestion de la recherche contacte le chercheur en copiant l’administrateur de la faculté concernée dans le but de trouver une solution afin de couvrir le déficit du compte en question. Une période de 30 jours ouvrables est accordée au chercheur afin de fournir une solution.
  • Si aucune rétroaction afin de trouver une solution n’est reçue de la part du chercheur, un deuxième avis du SGR lui est envoyé, ainsi qu’à son personnel de soutien facultaire et au vice-doyen recherche, demandant une solution dans les 5 jours ouvrables suivants.
  • Si aucune réponse n’est reçue dans la période donnée, le SGR et les Ressources financières procèdent à une révision complète du portefeuille du chercheur, afin d’explorer les options possibles pour résoudre le problème. Cette révision porte sur tous les comptes du chercheur, y compris le compte général de recherche et tout autre compte de frais professionnels que le chercheur pourrait détenir.
  • Les fonds provenant soit du compte général de recherche ou des comptes de frais professionnels seront utilisés pour couvrir le déficit

NOTE: Si le déficit est plus élevé que le solde restant dans le compte général de recherche ou dans les comptes de frais professionnels que le chercheur pourrait détenir, le déficit devra être discuté au niveau facultaire pour être résolu.

Les Ressources financières sont responsables :

Pour chaque compte (FOAP):

  • Fermer le compte et effectuer toutes les actions nécessaires dans chaque système corporatif
  • Remplir le formulaire «Demande de fermeture du compte» et obtenir l’approbation des autorités des Ressources financières
  • Transmettre le formulaire au département de comptabilité pour d’autres actions; le département de comptabilité prendra les mesures nécessaires dans Banner pour fermer le compte
  • Aviser la faculté et le SGR lorsque le compte aura été fermé avec succès; SGR fermera ensuite le compte dans eAwards
Compte avec un solde négatif pour les subventions internes

La Faculté est responsable de réviser chaque compte (FOAP) dans le but de rencontrer les exigences suivantes :

  • Toutes les dépenses éligibles ont été chargées au compte du projet selon le budget et dans les dates de validité
  • Toutes les dépenses sont éligibles dans le cadre du projet financé
  • Une liste vérifiée de comptes a été créée et envoyée au Service de gestion de la recherche pour les suivis nécessaires

Le Service de gestion de la recherche est responsable de réviser chaque projet dans le but de :

  • S’assurer que tous les rapports d’activités, rapports de subvention, etc. ont été déposés à l’Université

Lorsque le déficit est confirmé:

  • Le Service de gestion de la recherche contacte le chercheur en copiant l’administrateur de la faculté concernée dans le but de trouver une solution afin de couvrir le déficit du compte en question. Une période de 30 jours ouvrables est accordée au chercheur afin de fournir une solution.
  • Si aucune rétroaction afin de trouver une solution n’est reçue de la part du chercheur, un deuxième avis du SGR lui est envoyé, ainsi qu’à son personnel de soutien facultaire et au vice-doyen recherche, demandant une solution dans les 5 jours ouvrables suivants.
  • Si aucune réponse n’est reçue dans la période donnée, le SGR et les Ressources financières procèdent à une révision complète du portefeuille du chercheur, afin d’explorer les options possibles pour résoudre le problème. Cette révision porte sur tous les comptes du chercheur, y compris le compte général de recherche et tout autre compte de frais professionnels que le chercheur pourrait détenir.
  • Les fonds provenant, soit du compte général de recherche, ou des comptes de frais professionnels seront utilisés pour couvrir le déficit.

NOTE: Si le déficit est plus élevé que les soldes restant dans le compte général de recherche ou dans les comptes de frais professionnels que le chercheur pourrait détenir, le déficit devra être discuté au niveau de la faculté pour être résolu.

Les ressources financières sont responsables:

Pour chaque compte (FOAP):

  • Fermer le compte et effectuer toutes les actions nécessaires dans chaque système corporatif
  • Remplir le formulaire «Demande de fermeture du compte» et obtenir l’approbation des autorités des services financiers
  • Transmettre le formulaire au département de comptabilité pour d’autres actions; le département de comptabilité prendra les mesures nécessaires dans «Banner» pour mettre fermer le compte
  • Aviser la faculté et le SGR lorsque le compte a été fermé avec succès; SGR fermera ensuite le compte dans eAwards
Compte avec un solde positif pour les subventions externes

La Faculté est responsable de réviser chaque compte (FOAP) dans le but de rencontrer les exigences suivantes :

  • Toutes les dépenses éligibles ont été chargées au compte du projet selon le budget et dans les dates de validité
  • Toutes les dépenses sont éligibles dans le cadre du projet financé
  • Une liste vérifiée de comptes a été créée et envoyée au Service de gestion de la recherche pour les suivis nécessaires

Le Service de gestion de la recherche est responsable de réviser chaque projet dans le but de :

  • Confirmer avec le chercheur que tous les termes et conditions liés aux livrables de l’entente ont été rencontrés
  • S’assurer que l’agence externe reçoive le rapport d’activité, le rapport de la subvention, etc.

Le Service de gestion de la recherche est responsable de:

  • Confirmer avec les Ressources financières que tous les fonds ont été reçus par l’agence subventionnaire.
  • Effectuer une entrée de journal dans le but de récupérer du compte tous fonds non-dépensés pour être déposés à nouveau dans le compte central de l’Université à des fins de réinvestissements en recherche via le programme interne de l’Université.
  • Dans le cas où une contribution facultaire a été octroyée pour le même projet, la récupération indiquée ci-haut sera pour la moitié du solde non-dépensée et le SGR informera la faculté appropriée de prendre les mesures nécessaire pour la récupération de leur part du solde.

Une fois que ces vérifications, validations et actions ont été réalisées pour un projet donné, l’information du compte sera transmise aux Ressources financières pour des mesures supplémentaires.

Les Ressources financières sont responsables de:

  • S’assurer que tous les coûts du projet ont été facturés à, et payés par l’agence externe
  • S’assurer que tous les revenus ont été crédités sur le compte; si les revenus n’ont pas été reçu par les commanditaires, les Ressources financières contactent le service qui a négocié le projet (SSI ou SGR)
  • Vérifier que les écritures de journal pour ajustements aux frais professionnels et coûts généraux ont été faites
  • Effectuer l’écriture de journal requise pour déposer le solde à partir du compte du projet vers le compte général de recherche du professeur
  • Aviser le chercheur et tous les partis concernés par les procédures habituelles de distribution que le budget a été avancé et que les fonds sont maintenant disponibles
  • Fermer le compte du projet de recherche et effectuer toutes les actions associées à chaque système corporatif
  • Remplir le formulaire de « Demande de clôture des comptes » et obtenir l’approbation des autorités des Ressources financières
  • Transmettre le formulaire au département de comptabilité pour d’autres actions
  • Aviser la faculté et le SGR que le compte a été fermé avec succès; SGR fermera ensuite le compte dans eAwards
Compte avec un solde positif pour les subventions internes

La Faculté est responsable de réviser chaque compte (FOAP) dans le but de rencontrer les exigences suivantes :

  • Toutes les dépenses éligibles ont été chargées au compte du projet selon le budget et dans les dates de validité
  • Toutes les dépenses sont éligibles dans le cadre du projet financé
  • Une liste vérifiée de comptes a été créée et envoyée au Service de gestion de la recherche pour les suivis nécessaires

Le Service de gestion de la recherche est responsable de réviser chaque projet dans le but de :

  • Confirmer avec le chercheur que tous les termes et conditions liés aux livrables de l’entente ont été rencontrés
  • S’assurer que l’agence externe reçoive le rapport d’activité, le rapport de la subvention, etc.

Le Service de gestion de la recherche est responsable de :

  • Confirmer avec les Ressources Financières que tous les fonds ont été reçus
  • Effectuer une entrée de journal dans le but de récupérer du compte tous fonds non-dépensés pour être déposés à nouveau dans le compte central de l’Université à des fins de réinvestissement en recherche via le programme interne de l’Université
  • Dans le cas où une contribution facultaire a été octroyée pour le même projet, la récupération indiquée ci-haut sera pour la moitié du solde non-dépensé et le SGR informera la faculté appropriée de prendre les mesures nécessaire pour la récupération de leur part du solde

Une fois ces vérifications, validations et mesures complétées pour un projet donné, l’information du compte sera transmise aux Ressources financières pour des mesures supplémentaires.

Les Ressources financières sont responsables de:

  • Fermer le compte projet de recherche et effectuer toutes les actions associées à chaque système corporatif
  • Compléter le formulaire de « Demande de fermeture de comptes » et obtenir l’approbation des autorités des Ressources financières
  • Transmettre le formulaire au département de comptabilité pour d’autres actions
  • Aviser la faculté et le SGR que le compte a été fermé avec succès; SGR fermera ensuite le compte dans eAwards
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