Facultés, centres de recherche et instituts de l’Université d’Ottawa

Aperçu

Le chercheur est comptable au doyen et exerce ses activités de recherche dans un bureau ou un local de laboratoire fourni par l’Université par l’entremise de la faculté.

Il incombe à la Faculté d’assurer la surveillance générale, la gestion et le soutien administratif pour la conduite de la recherche par ses chercheurs, d’exercer un contrôle sur les fonds qu’elle administre, d’offrir une expertise et d’affecter du personnel de façon à ce que les chercheurs puissent conduire leurs recherches et se conformer aux exigences de l’Université et de l’organisme subventionnaire. Suivant la structure organisationnelle de la faculté, ces responsabilités peuvent être satisfaites par des unités centralisées ou des départements, des équipes et des personnes.

Au moyen de l’ensemble des règlements, des procédures et des processus et systèmes administratifs de l’Université, les facultés fournissent l’infrastructure et les services d’administration de base aux chercheurs et sont les premiers points de contact auprès de ces derniers pour la gestion courante de leurs projets de recherche. Ainsi, il revient particulièrement aux facultés d’offrir une assistance spécialisée et soutenue aux chercheurs.

Certains centres de recherche et instituts de l’Université d’Ottawa mettent aussi une infrastructure et des services matériels et administratifs de recherche à la disposition de leurs membres. Bien que les chercheurs soient comptables à leur doyen, les directeurs d’institut ou de centre peuvent aussi être tenus d’approuver les propositions de recherche lorsque les travaux doivent être effectués en utilisant les installations et les services administratifs relevant de l’institut ou du centre.

Rôles et responsabilités des facultés et des centres dans l’administration de la recherche

La Faculté doit assumer les rôles et responsabilités suivants :

  • Approuver toutes les demandes de subvention et contrat de recherche. L’approbation est habituellement confirmée par la signature de formulaires d’approbation internes ou de formulaires de demande de subvention (suivant les exigences du commanditaire). Les signatures attestent :
    • le soutien de la faculté à l’égard de l’activité proposée
    • la volonté et la capacité de la faculté d’administrer les fonds de recherche en conformité avec les politiques de l’Université et les conditions de l'agence subventionnaire, et que la faculté a effectué les analyses d’incidence nécessaires avant d’approuver les demandes
    • la disponibilité des locaux et des autres ressources déclarés par le demandeur
    • la volonté de la faculté de fournir les « contributions de contrepartie » dont elle a convenu
    • que le demandeur a le temps voulu pour effectuer le travail proposé
    • que le demandeur est admissible, c. à d. qu’il peut être titulaire de la subvention, en application des politiques de l’Université et du commanditaire
    • le cas échéant, le consentement aux conditions et modalités négociées
  • Par l’intermédiaire du vice doyen ou du doyen associé à la recherche et des responsables de recherche, offrir de l’aide aux chercheurs pour qu’ils puissent déterminer les sources de financement de recherche, présenter des demandes et obtenir des fonds, y compris :
    • aider et conseiller les chercheurs relativement à l’élaboration de projets et de propositions
    • obtenir les approbations et les signatures de la faculté
    • au besoin, coordonner, conjointement avec d’autres services de l’Université, l’élaboration de projets et de propositions
    • aider et conseiller les chercheurs relativement aux processus électroniques de présentation des demandes
    • assurer la liaison avec les services centraux afin de coordonner les processus de présentation des demandes pour les principaux concours de subventions
  • Offrir un soutien administratif aux chercheurs, y compris :
    • assurer le respect des processus de gestion des opérations et des risques de la faculté
    • voir à ce que les dépenses imputées aux comptes de recherche et autorisées par les chercheurs soient raisonnables, nécessaires et admissibles, conformément aux règlements et conditions de l’Université et de l'agence subventionnaire et à la période d’effet de la subvention
      • tenir la documentation requise, incluant les documents d’autorisation des dépenses par les chercheurs
    • exercer un contrôle financier sur les fonds de recherche, notamment le sursis ou le refus de l’approbation des dépenses qui dérogent aux politiques de l’Université et du commanditaire et aux conditions et à la période d’effet de la subvention :
      • au besoin, offrir le soutien des cadres supérieurs aux administrateurs d’exécution chargés de l’administration courante des comptes de recherche;
    • effectuer le traitement efficace et rapide des factures et des demandes de remboursement des frais de déplacement, inscrire le personnel à la feuille de paye, etc.
    • offrir aux chercheurs de l’aide touchant la gestion financière et générale de leur projet et portefeuille de recherche, y compris :
      • offrir une information et des analyses exactes, complètes et en temps opportun sur la gestion de la recherche et une interprétation des états financiers ainsi que d’autres renseignements pertinents
      • éviter et gérer les déficits
      • intervenir rapidement pour pallier les dépenses excédentaires éventuelles ou réelles
      • contribuer à la gestion des ressources humaines
  • En collaboration avec les services centraux et les entités de réglementation institutionnelles, voir à :
    • exécuter la recherche en conformité avec les politiques de l’Université, les exigences de l'agence subventionnaire, les exigences de réglementation extérieures et les conditions de la subvention
    • régler les conflits d’intérêts possibles
  • Renseigner les services centraux de gestion de la recherche sur les changements dans le statut des titulaires de subvention qui peuvent toucher leur admissibilité
  • Seconder les services centraux afin de résoudre les problèmes de finances, de gestion générale, de rendement et de non-conformité qui surviennent
  • Surveiller la gestion et l’attribution de tous les locaux de la faculté
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