Ressources financières

Aperçu

Les Ressources financières voient à la gestion éclairée de l'aspect financier de la recherche confiée à l’Université et à ses chercheurs en offrant son expertise en gestion des finances et des risques financiers, en comptabilité de base, en production de rapports et en services de gestion des finances et de la trésorerie, de même qu’en élaboration, mise en œuvre et application des politiques financières. Pour atteindre ces objectifs, les Ressources financières exercent ses activités au sein d’un vaste cadre multipartite et doivent pouvoir compter sur l’information fournie par les services administratifs qui interviennent dans l’administration des subventions et des contrats avant et après leur attribution ainsi que sur l’administration financière judicieuse des projets de recherche par les chercheurs et les facultés. 

Rôles et responsabilités des Ressources financières dans l’administration de la recherche

Administration financière :

  • Mettre en œuvre des politiques, des systèmes et des contrôles d’administration et de comptabilité adaptés et efficaces pour assurer la conduite de la recherche en conformité avec les normes applicables en matière de gestion financière et de comptabilité
  • Collaborer étroitement avec les autres services de l’Université à la conception et à la prestation efficaces d’outils et de services Web touchant la gestion de la recherche et de l’information de gestion financière
  • Présenter des états financiers internes à la fois périodiques, complets, fiables et en temps opportun aux vérificateurs et aux administrateurs
  • Conseiller et seconder les chercheurs et les administrateurs quant à la gestion des fonds de recherche :
    • Offrir une expertise relative à l’utilisation et à la gestion du système financier de l’Université
  • Comptabiliser les fonds de recherche reçus par l’Université, notamment :
    • Préparer et approuver tous les rapports financiers à présenter aux organismes subventionnaires, conformément aux règles et règlements applicables
    • Produire des factures pendant la période d’effet de la subvention en conformité avec les conditions de l'agence subventionnaire, y compris pour les subventions institutionnelles
    • Vérifier l’admissibilité des dépenses et voir à leur consignation appropriée dans la production des rapports financiers
    • De concert avec les autres services de l’Université, établir les rapports financiers sur tous les programmes de frais indirects et les faire approuver
  • Approuver les états financiers et les rapports finaux et servir de dernier palier d’autorisation de l’Université relativement à la présentation de ces documents :
    • Voir aux consultations et aux approbations appropriées auprès des chercheurs et des services visés de l’Université avant de présenter les rapports
    • Voir aux consultations et aux approbations appropriées auprès des chercheurs et des services visés de l’Université avant d’effectuer les remboursements aux organismes subventionnaires
    • Vérifier et approuver les états financiers le cas échéant
    • Approuver les remboursements aux organismes subventionnaires
  • Administrer les comptes débiteurs, notamment :
    • Traiter les paiements dans les comptes débiteurs de recherche
    • Exercer la fonction de recouvrement initial pour les comptes débiteurs de recherche
    • Présenter les rapports de gestion des comptes débiteurs aux équipes concernées d’administration de la recherche de l’Université
    • Seconder les équipes d’administration de la recherche dans le recouvrement des sommes échues
  • Contrôler les dépenses et les excédents pour le compte de l’Université et présenter des rapports périodiques aux chercheurs, aux administrateurs de faculté, à la haute direction, aux facultés, au SSRD, à SSI, au bureau des IDS et au Bureau de la recherche internationale
  • Visiter régulièrement les facultés et les unités administratives pour s’assurer qu’elles connaissent et respectent les procédures financières, notamment dans le cadre de processus de surveillance et de visites périodiques
  • En collaboration avec le Cabinet de la vice-rectrice à la recherche, surveiller l’administration des programmes fédéraux et provinciaux de frais indirects
  • Former toutes les personnes affectées à l’administration de la recherche relativement aux fonctions de gestion financière des fonds de recherche qui s’inscrivent dans leurs responsabilités

Service de paye :

  • Mettre en place tous les processus et systèmes opérationnels afin d’inscrire le personnel à la feuille de paye, voir à ce qu’il soit rémunéré et cesser la rémunération à la fin de la relation d’emploi avec l’Université
  • Déposer la paye ou émettre les chèques de paye, selon le cas
Haut de page