Lignes directrices pour la recherche avec des êtres humains durant la COVID-19

La pandémie de COVID-19 a bouleversé la façon de vivre et de travailler des gens partout sur la planète, et la communauté universitaire ne fait pas exception. Tout est différent maintenant, jusqu’à la façon dont nous faisons de la recherche. De nouvelles précautions sont désormais essentielles pour réaliser des travaux de façon sécuritaire.

Cette préoccupation transparaît dans l’article 6.23 de l’EPTC 2 et dans les Interprétations liées à la COVID-19 du Groupe en éthique de la recherche qui abordent plusieurs considérations liées à l’évaluation éthique de la recherche pendant la pandémie.

Les nouveaux projets et ceux qui sont présentement approuvés devront respecter les procédures relatives aux activités de recherche en personne que vous trouverez ici-bas. Celles-ci s’appliquent à tous les projets menés avec des participants humains, qu’ils soient financés ou non, et peu importe le lieu des activités de recherche.

Les lignes directrices et procédures pour mener les activités de recherche en personne furent développées en collaboration entre le Bureau d’éthique et d’intégrité en recherche, le Bureau de la gestion du risque et le Cabinet du vice-président, recherche.

Pour les projets impliquant des personnes, des groupes ou des communautés particulièrement vulnérables à la COVID-19 :

Pour les personnes qui étaient déjà vulnérables en raison de leur état de santé, les risques sont plus élevés que jamais. Et les circonstances actuelles et nouvelles pourraient encore aggraver les vulnérabilités. Pour plus d’informations, aller au https://www.canada.ca/fr/sante-publique/services/publications/maladies-et-affections/populations-vulnerables-covid-19.html.

Pour le moment, l’Université n’autorise pas la tenue sur le campus d’activités de recherche en personne impliquant ces groupes.

Ces recherches pourraient être permises pour la recherche hors campus, tant et aussi longtemps que toutes les exigences des agences de santé publique sont respectées, que la recherche est conforme au plan de relance de la faculté et que l’approbation éthique du CÉR est obtenue.

Évaluer les avantages et l’urgence des activités de recherche en personne avec des participants humains

Comme le recommande le Secrétariat sur la conduite responsable de la recherche et le Groupe en éthique de la recherche, les chercheuses et chercheurs sont priés de privilégier, dans la mesure du possible, les activités de recherche à distance aux activités de recherche en personne.

Considérations pour déterminer le besoin de mener les activités de recherche en personne
  • Collecte de données : La réalisation d’activités de recherches en personne est-elle la seule option viable pour atteindre les objectifs du projet? Voici des exemples de cas où des activités de recherche en personne pourraient s’imposer :
  • Essais physiques et/ou manipulation (p. ex. l’infrastructure et l’équipement nécessaires pour mener la recherche sont seulement disponibles sur place).
  • La suspension de la recherche entraîne la perte de services précieux pour les participantes et participants (groupes de soutien, thérapies ou programmes répondant à des besoins essentiels en matière d’aide alimentaire, de garde d’enfants et de logement).
  • La perte de l’interaction en personne diminue la qualité des données.
  • Plan de recherche : Tous les aspects du projet doivent-ils être réalisés en personne (p. ex. le recrutement, le consentement, des phases particulières du plan)?
  • Échantillon de participants : Peut-on seulement joindre la population participante en personne?
  • Risques : Existe-t-il des mesures d’atténuation des risques liés à la COVID-19 pour les participants lors de la recherche en personne, en particulier en considérant les groupes qui peuvent être plus vulnérables au COVID-19?
  • Bénéfices : le projet de recherche présente-t-il des avantages a) pour les participantes et participants individuellement, b) pour les participantes et participants partageant des caractéristiques communes ou c) pour une communauté donnée ou la société dans son ensemble?

Il est à noter que le CER peut déterminer que le risque pour les participantes et participants l’emporte sur les avantages de la recherche et décider (comme il le ferait normalement) que le projet de recherche ne devrait pas être réalisé dans son état actuel.

Considérations pour déterminer l’urgence des activités de recherche en personne
  • Évaluez si le projet de recherche doit être mené sans attendre en raison de circonstances particulières.
    • La chercheuse ou le chercheur est-il une étudiante ou un étudiant qui doit terminer ses travaux de recherche pour obtenir son diplôme?
    • Les travaux doivent-ils être effectués pendant l’année scolaire?
    • Les travaux concernent-ils des expériences en temps réel sur la pandémie?
    • Le projet dépend-il d’événements prévus qui sont hors du contrôle de la chercheuse ou du chercheur?
    • La chercheuse ou le chercheur risque-t-il de perdre son financement?

Considérations pour que les activités de recherche en personne se tiennent à distance

La recherche menée par des moyens virtuels comporte ses propres risques, incluant une augmentation possible aux risques à la confidentialité des données.

Il est recommandé de consulter le Chapitre 5 de l’Énoncé de politique des trois conseils, en particulier la section C.  Protection de l’information lorsque des activités en présentiel sont remplacées par des activités virtuelles.

Quelques éléments à considérer
  • Est-il nécessaire d’effectuer des modifications aux méthodes approuvées afin de mener à bien ces activités?
  • Est-il possible d’obtenir le consentement autrement que par écrit, p.ex. :
    • consentement verbal par voie téléphonique (requis : transcription verbale et la preuve d'un consentement documenté, par exemple par un enregistrement audio);
    • consentement écrit reçu sous forme de pièce jointe d'un courriel ;
    • consentement en ligne par l’entremise de Survey Monkey .
  • La recherche est-elle sensible?
  • Y a-t-il des risques pour les participants, particulièrement s’il y a un bris de confidentialité?
  • Les modifications augmenteront-elles les risques pour les participants, les chercheurs, la communauté en général ou l'institution?
  • Dans l’affirmative, quelles mesures seront mises en œuvre pour minimiser les risques encourus par toutes les parties concernées?

De l’information sur la sécurité informatique est disponible sur le site Web des TI, incluant de l’information sur la protection des données.

Certaines technologies qui peuvent faciliter la distanciation sociale

Vous trouverez ci-dessous certaines technologies que l'Université d'Ottawa met à votre disposition et qui peuvent faciliter la distanciation sociale et réduire au minimum les déplacements sur le campus et les interactions en personne, tout en permettant aux équipes de recherche de communiquer entre-elles et avec les participants, selon les besoins.

  • Options de vidéoconférences : MS Teams, Adobe Connect, Zoom
  • Suite Office 365 : jugée sûre pour la collecte, le transfert et le stockage de certaines informations sensibles (par exemple, les données de recherche anonymisées)
  • LiquidFiles – Courriers électroniques sécurisés permettant d'envoyer des fichiers allant jusqu'à 10 Go
  • Survey Monkey

Procédure pour les activités de recherche en personne

Ce processus s’applique aux projets pour lesquels les activités de recherche menées en personne, que ce soit un nouveau projet ou un projet qui a été approuvé par le CÉR au préalable.

Étape 1 - Évaluer le besoin de mener les activités de recherche en personne

Consulter la section « Évaluer les avantages et l’urgence des activités de recherche avec des participants humains en personne » afin de déterminer : 

  • Si les activités en personne sont absolument nécessaires, ou si des méthodes à distance peuvent-elles être employées.
  • S’il est urgent de réaliser les activités de recherche en personne dans l’immédiat.

*Dépendant de votre décision :

  • Si le protocole de recherche n’impliquera pas de composante en personne, soumettez une demande éthique (nouveaux projets) ou une demande de modification (projets approuvés au préalable).
  • Si la décision est prise de mener les activités de recherche en personne, procéder à l’étape 2.
Étape 2 - Évaluer les exigences du site
  • Si les activités ont lieu à uOttawa, déterminer si le lieu (labo, bureau) peut être accédé par les chercheurs et/ou les participants.
  • Si les activités de recherche ont lieu à un site externe, vérifier les exigences du site afin de déterminer la faisabilité du projet, tenant compte du fait que s’il doit avoir lieu dans un établissement particulier (par exemple, un centre communautaire ou un hôpital), des autorisations supplémentaires peuvent être requises et l’établissement pourrait vous empêcher de procéder à la recherche.
  • Si le projet doit être mené à l’international, consulter la page « Membres du personnel » du site COVID-19 uOttawa, ainsi que les Avertissements officiels afin de déterminer si les déplacements sont permis.
Étape 3 - Remplir le formulaire de plan de recherche sécuritaire
Étape 4 - Soumettre le plan
  • Envoyez le plan au Vice-Doyen ou à la Vice-Doyenne à la recherche de votre faculté afin qu’ils s’assurent qu’il est conforme au plan de relance de la faculté.
  • Mettre le plan à jour selon la rétroaction reçue.
  • Soumette la version finale du plan pour signature par la faculté
Étape 5 - Soumettre la demande éthique ou la demande de modification pour évaluation par le CÉR
  • Compléter le formulaire de demande éthique (nouveaux projets) ou demande de modification (projets approuvés au préalable).
  • Répondre « oui » à la question 2.6 et ajouter le plan de recherche sécuritaire.
  • Consultez l’« avenant au formulaire de consentement » et inclure celui-ci dans la section « 7. Consentement éclairé ».
  • Veuillez noter que les nouvelles études soutenant la lutte contre la COVID-19 restent une priorité (vaccin, traitement, santé mentale, épidémiologie). Si vous faites de la recherche urgente en lien avec la COVID-19, contactez le BEIR à ethics@uOttawa.ca avant de soumettre votre demande.

Lignes directrices pour un plan de recherche sécuritaire

Les présentes lignes directrices visent à aider les chercheuses et chercheurs à élaborer un plan de recherche sécuritaire. Comme les enjeux de sécurité varieront d’un projet à l’autre en fonction des méthodes et du contexte de recherche, ces lignes directrices ne constituent pas un modèle. Le plan de recherche sécuritaire est destiné à fournir aux personnes chargées de l’évaluation des détails sur la façon dont la recherche sera menée et sur son impact sur la population participante.

Étape 1 - Passer en revue les consignes de sécurité, consultations

Il est à noter que les directives, restrictions et pratiques peuvent différer selon les communautés et doivent être prises en compte dans votre plan de recherche sécuritaire. En outre, ceux-ci peuvent changer avec le temps, il est donc recommandé de surveiller régulièrement les directives communautaires.

Assurez-vous de connaître toutes les politiques, consignes et réglementations pertinentes de santé publique, gouvernementales ou institutionnelles, ainsi que toutes celles applicables ou propres à l’établissement où vous mènerez votre recherche, par exemple :

  • les sites Web des communautés des Premières Nations, des Inuits et des Métis des régions où vous avez l’intention de faire de la recherche, afin de disposer des informations les plus récentes sur la situation de ces communautés;
  • les consignes spécifiques à votre profession ou à votre domaine de recherche qui pourraient vous aider à élaborer des stratégies d’atténuation des risques.

Consultez les parties prenantes, les commanditaires et les communautés pendant l’élaboration du plan.

Exemples de consignes :

Étape 2 - Évaluer les risques de votre recherche dans le contexte la COVID-19

Le virus qui cause la COVID-19 se propage de différentes manières : par les gouttelettes libérées lorsqu’une personne tousse ou éternue et lorsque quelqu’un touche une surface contaminée puis se touche le visage. Le risque de transmission de personne à personne augmente plus les gens sont proches les uns des autres, plus ils passent de temps à proximité et plus ils sont nombreux. Le risque de transmission par contact indirect augmente plus les gens touchent la même surface et plus ces contacts sont rapprochés dans le temps.

Compte tenu de la manière dont votre recherche sera menée, de l’endroit où elle aura lieu et des personnes impliquées, quels sont les risques que la COVID-19 puisse être transmise aux participantes et participants ou au personnel de recherche? Comment pouvez-vous modifier vos méthodes de recherche pour réduire ces risques? Les questions ci-dessous vous aideront à déterminer le type de risques associés aux activités à réaliser :

Intensité du contact | Quelle sera l’intensité du contact avec les participantes et participants au projet, c’est-à-dire le type de contact (proche/distant) et sa durée (brève/prolongée)?

Nombre de contacts | Combien de contacts y aura-t-il dans le cadre de l’activité, c’est-à-dire combien de personnes se retrouveront dans le même contexte? Compte tenu des directives sur les rassemblements de masse, un grand groupe placerait la recherche dans la catégorie d’activité à haut risque.

Lieu et type d’interaction en personne | Quelle est la situation relative à la COVID-19 à l’endroit où la recherche aura lieu? Quelles sont les directives de santé publique en vigueur? Veuillez indiquer si la situation n’est pas claire ou s’il manque des informations et veuillez préciser qui a été consulté dans le territoire concerné. Si ces informations ne sont pas disponibles au moment de la demande, le CER peut décider de ne donner qu’une approbation conditionnelle jusqu’à ce que le dossier soit complété.

Déplacements et hébergement | Les participantes et participants ou l’équipe de recherche devront-ils se déplacer dans le cadre de la recherche?

Important : Consultez la section « Membre du personnel » du site COVID-19 de l’Université afin de savoir si les voyages sont permis.

Si l’équipe de recherche voyage à l’étranger, sera-t-elle tenue de se placer en isolement à son arrivée? Avez-vous obtenu les autorisations officielles nécessaires pour les voyages internationaux?

Devez-vous vous rendre dans des communautés petites ou isolées? Si oui, quels sont les services de santé en place et seraient-ils en mesure de prendre en charge un cas de COVID-19? S’il vous est impossible de déterminer quelle serait l’infrastructure sanitaire sur place et qu’il n’y a pas d’autre endroit où vous pourriez effectuer vos travaux, il est recommandé de retarder le dépôt de la demande jusqu’à ce que la communauté fournisse des informations fiables.

Étape 3 - Remplissez le formulaire pour un plan de recherche sécuritaire.

Questions d’orientation

 

1. Rassemblements : groupes de discussion, réunions, présentations, programmes ou événements de recherche

Décrivez les mesures de distanciation physique.

  • Quel est le nombre maximal de personnes permis à un emplacement déterminé?
  • Quel est le nombre maximal autorisé de rencontres en personne (si nécessaire) et quelle en est la durée maximale autorisée?
  • Les rassemblements auront-ils lieu à l’extérieur ou en ligne?
  • Quels aménagements seront apportés aux lieux de rassemblement pour faciliter la distanciation physique? Par exemple : utilisation de barrières physiques comme des meubles, restriction de l’accès aux toilettes, installation d’une signalisation ou de stations de lavage des mains.
  • Quelles sont les exigences en matière de matériel de protection (p. ex. masques, gants, etc.)?

 

2. Activités de recherche dans les communautés autochtones

Lignes directrices

Les chercheuses et chercheurs devront confirmer que la communauté possède la capacité nécessaire pour accueillir les activités de recherche (nonobstant toute entente conclue avant la pandémie). En plus de votre plan de recherche sécuritaire, veuillez fournir une confirmation officielle que la communauté autorise les activités de recherche à l’heure actuelle.

Vérifiez en premier lieu si la communauté a publié des directives concernant ses personnes-ressources, sa capacité et ses activités pendant la pandémie de COVID-19. Elles figurent généralement sur le site Web de la communauté ou ses médias sociaux (p. ex. Facebook).

Collaborez avec d’autres chercheuses et chercheurs impliqués dans la communauté pour éviter les démarches inutiles.

Utilisation de la technologie

Travaillez avec les personnes-ressources de la communauté autochtone, dans la mesure du possible, pour déterminer si la communauté peut participer aux activités de recherche et de quelle manière elle souhaite le faire.

Si certaines activités peuvent être menées par l’intermédiaire de vidéoconférences ou de forums virtuels, il demeure que certaines communautés ou personnes pourraient ne pas avoir les ressources nécessaires pour ce faire (p. ex. connexion trop lente). Familiarisez-vous avec les restrictions imposées dans la communauté avant d’approcher ses membres.

  • Déterminez, en collaboration avec la communauté locale, s’il est possible de fournir de l’équipement de TI aux personnes qui n’y ont pas accès à domicile, tout en respectant les consignes sanitaires (distanciation physique et désinfection de l’équipement partagé).
  • Demandez comment vous pouvez entretenir des contacts réguliers mais respectueux avec les membres de la communauté.
  • Si possible, pensez à soutenir les communautés autochtones et éloignées en leur offrant des fournitures médicales, de l’EPI et d’autres ressources excédentaires dans un esprit de réciprocité.

Envisagez de reporter vos activités jusqu’à ce que la situation s’améliore et que la capacité de la communauté permette un engagement plus constructif.

 

3. Activités de recherche (p.ex. entrevues, essais)

Veuillez décrire les mesures préventives appliquées lors des activités en personne (le cas échéant).

  • Si les entrevues ont lieu dans des espaces publics, comment assurerez-vous à la fois le maintien de la distanciation physique et la confidentialité de la conversation?
  • Les chercheuses et chercheurs et les personnes participantes porteront-ils des masques non médicaux? Si oui, veuillez prendre en compte la possibilité qu’ils gênent la compréhension ou affectent la qualité des enregistrements. Si vous choisissez de recourir aux masques, vous devrez en fournir aux participantes et participants qui n’en ont pas. Assurez-vous d’en avoir suffisamment à portée de main.
  • Comment se déroulera le processus de recrutement? S’il s’effectue en personne, tenez compte des perceptions des participantes et participants potentiels avant de les approcher.
    • Les séances seront-elles suffisamment espacées? Vous devrez peut-être réduire le nombre de séances pour avoir le temps de désinfecter les surfaces entre le départ et l’arrivée des participantes et participants.
    • L’équipe de recherche devra fournir des fournitures de base comme du désinfectant pour les mains.
    • Assurez-vous qu’il y a des installations sanitaires là où se déroulent les séances.

Exemple de bonne procédure :

  • Les entrevues se déroulent dans un bureau suffisamment grand pour maintenir une distanciation physique de deux mètres.
  • Il n’y a jamais plus de X personnes dans le bureau en même temps (indiquez qui est présent).
  • Les entrevues sont espacées d’au moins 30 minutes pour éviter les chevauchements.
  • Les personnes chargées des entrevues et celles qui y participent se désinfectent les mains avant d’entrer dans la pièce et d’en sortir.
  • Les formulaires de consentement seront envoyés par courriel ou par la poste avant l’entrevue, et un consentement verbal sera obtenu au moment de l’entrevue.
  • Les cartes-cadeaux ou l’argent comptant sont désinfectés et placés sur la table pour que les personnes puissent les prendre à la fin de l’entrevue.
  • Les surfaces sont désinfectées entre chaque entrevue.
  • Les chercheuses et les chercheurs (principaux ou autre) vérifient régulièrement auprès des personnes chargées des entrevues que les participantes et participants acceptent et respectent les mesures sanitaires.
  • De l’information concernant l’utilisation appropriée d’un masque non médical ou d’un couvre-visage est incluse.

 

4. Déplacements et hébergement

Veuillez décrire les modalités des déplacements obligatoires.

  • Limitez le nombre et la durée des déplacements obligatoires si possible.
  • Isolez-vous à votre retour de l’étranger.
  • Il est possible que vous deviez vous isoler sur place.
    • Certaines communautés autochtones et éloignées demandent aux étrangers de s’isoler avant d’interagir avec leurs membres. Assurez-vous d’avoir les ressources nécessaires pour respecter les exigences de la communauté.
    • En l’absence de directives explicites, nous vous recommandons de vous isoler avant de voyager en région éloignée pour assurer la protection de la communauté étudiée.
  • Essayez de limiter le nombre de personnes voyageant ensemble dans des véhicules à une, voire deux personnes, si une distanciation physique de deux mètres peut être maintenue.
  • Réduisez ou éliminez le recours aux transports en commun pour l’équipe de recherche et les participantes et participants.
  • Organisez un hébergement séparé si vous devez dormir sur place.

 

5. Transmission de surface et équipement de protection individuelle

Veuillez décrire les mesures prévues pour réduire le risque de transmission de la COVID-19 dans le cadre de vos travaux de recherche.

  • Prenez connaissance des protocoles de prévention et de contrôle mis en œuvre dans les installations (p. ex. salles de bain, ascenseurs, poignées de porte).
  • Suivez le protocole de nettoyage en vigueur dans les installations.
  • Demandez-vous s'il y aura des produits nettoyants sur place.
  • Élaborez votre propre protocole d’hygiène (p. ex. lavez ou désinfectez vos mains à intervalles réguliers).
  • Limitez autant que possible le partage d’équipement, de fournitures, d’outils et de documents papier.
  • Prévoyez des fournitures et des stratégies de désinfection des surfaces dures (y compris les stylos, les ordinateurs et les tablettes).

Informations relatives aux masques

Le masque doit couvrir le nez, la bouche et le menton, être bien ajusté et bloquer les gouttelettes respiratoires.

Si vous achetez ou fabriquez un masque, il doit :

  • être composé de deux ou trois couches de tissu serré mais respirant, comme du coton, de la flanelle ou du coton à courtepointe; 
  • couvrir le nez, la bouche et le menton; bien ajusté, qui ne laisse aucune ouverture;
  • sans couture au niveau de la bouche ou du nez, pour éviter les fuites d’air;
  • avec des plis horizontaux (orientés vers le bas) qui s’adaptent à différents types de visages; 
  • réutilisable, qui peut être lavé après chaque utilisation ou s’il est humide ou souillé.

 

6. Sécurité de l’équipe de recherche et des participants

Vérifiez que tous les membres de l’équipe de recherche ont suivi la formation en ligne obligatoire « Retour au travail sur le campus : vous protéger et protéger les autres » (https://web47.uottawa.ca/fr/lrs/node/36072) et décrivez les mesures mises en place pour assurer des conditions de travail sécuritaires, y compris, le cas échéant :

  • La composition de l’équipe (p. ex. créer des équipes de travail pour réduire le nombre de personnes qui interagissent);
  • Les mesures qui seront prises si un membre de l’équipe de recherche ou une personne participante tombe malade ou présente des symptômes;
  • Les plans d’urgence visant à rapatrier les chercheuses ou les chercheurs dont les symptômes s’aggravent ou à leur fournir des soins médicaux sur place;
    • Élaborez un plan d’auto-isolement à l’avance au cas où une chercheuse ou un chercheur développerait des symptômes pendant le voyage;
  • Les autres membres de l’équipe pourront-ils soutenir leur collègue et subvenir à ses besoins?
  • Quelles sont les mesures de vérification prévues pendant la durée du projet?
  • Questions d’auto-évaluation qui seront posées aux personnes participantes et aux membres de l’équipe de recherche avant les rencontres en personne. Voici quelques suggestions :
    • Présentez-vous l’un des symptômes ou signes suivants (nouveaux ou qui s’aggravent)?
      • Toux
      • Essoufflement, mal de gorge, nez qui coule, éternuement ou congestion nasale, voix rauque, difficulté à avaler
      • Nouveaux troubles olfactifs ou du goût
      • Nausée, vomissements, diarrhée, douleur abdominale
      • Fatigue inexpliquée
      • Frissons ou maux de tête
    • Avez-vous voyagé à l’extérieur du Canada (ou du pays où sont menées les recherches) ou eu des contacts étroits avec une personne qui a voyagé à l’extérieur du Canada (ou du pays où sont menées les recherches) au cours des 14 derniers jours?
    • Avez-vous de la fièvre?
    • Avez-vous été en contact étroit avec une personne souffrant d’une maladie respiratoire ou un cas confirmé ou probable de COVID-19?

 

7. Communications

Veuillez décrire les plans de communication mis en place pour la publication et la diffusion des exigences énoncées dans le plan de recherche sécuritaire.

  • Le nom et les coordonnées des participantes et participants doivent être conservées pendant un minimum de 14 jours, au cas où un suivi serait nécessaire (à inclure dans l’avenant au formulaire de consentement éclairé).

Partage, suivi et modification du plan de recherche sécuritaire

  • Partagez le plan de recherche sécuritaire avec les membres de l’équipe de recherche.
  • Créez un document partagé. Les membres de l’équipe pourront le signer ou confirmer par courriel qu’ils ont lu et compris son contenu.
Étape 4 - Assurez un suivi du plan et modifiez-le au besoin
  • Vérifiez régulièrement les exigences locales.
  • Prévoyez un plan d’arrêt des activités en réponse aux exigences sanitaires locales.
  • Informez la faculté de tout changement majeur qui sera mis en place dont ils doivent être au courant.
  • Soumettre un rapport d’imprévus au comité d’éthique de la recherche si des situations ou des problèmes inattendus surviennent.

Documents

Documents liés aux procédures COVID-19
Important
InformationVeuillez noter qu'une version Word du Formulaire pour un plan de recherche sécuritaire et de l'Advenant au formulaire de consentement sont disponibles sur demande auprès du Cabinet du vice-décanat à la recherche de votre faculté.
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