Relance de la recherche (COVID-19)

Principes directeurs et considérations importantes à l’intention des facultés

À la suite de la réunion de la Commission de recherche du 16 avril dernier, le Cabinet du vice-recteur à la recherche (CVRR) a demandé la mise sur pied d’un Comité de travail sur la reprise de la recherche (CTRR). Ce groupe a reçu le mandat d’établir un cadre général et des principes directeurs pour la relance de la recherche sur nos campus et à l’extérieur de ceux-ci. Le cadre a été avalisé par le CVRR et approuvé par le Comité d’administration.

Les efforts du CTRR visent à assurer la cohérence et la coordination des plans facultaires. Le groupe veillera aussi à ce que les processus et pratiques qui nécessitent une perspective institutionnelle soient mis au point en concertation avec d’autres unités. Il fournira des orientations, des conseils et des recommandations au CVRR, au Centre des opérations d’urgence (COU), au Groupe de travail sur la reprise post-COVID-19, aux facultés, aux services clés (p. ex. : Immeubles) et à d’autres groupes au besoin.

Composé de sept membres, le CTRR est présidé par le vice-recteur associé, Soutien à la recherche et infrastructure, et réunit un panel représentatif de vice-doyens et vice-doyennes à la recherche issus de six facultés (Arts, Génie, Sciences de la santé, Médecine, Sciences et Sciences sociales).

Situation actuelle

En mars 2020, l’Université d’Ottawa a mis en place son Programme de gestion des urgences et de continuité des affaires (Règlement 125) pour faire face à la pandémie de COVID-19 et à son évolution rapide. Les activités sur le campus – y compris celles de recherche – ont alors été considérablement ralenties, voire interrompues. À la fin mars, le CVRR a enclenché un processus pour que se poursuivent les recherches liées à la COVID-19, tout comme d’autres activités de recherche essentielles et soumises à des contraintes de temps; ce processus officiel de dérogation a été mis en place en concertation avec les facultés. Par conséquent, environ 10 % des activités de recherche ont pu se poursuivre, sous réserve de respecter rigoureusement les mesures sanitaires et de distanciation physique en place.

Le 27 avril, le gouvernement de l’Ontario a publié son cadre visant le déconfinement de la province, un programme de relance en trois phases pour les entreprises, les services et les espaces publics. À l’échelle municipale, Santé publique Ottawa a mené l’offensive contre la COVID-19, donnant une orientation et des conseils quant aux mesures sanitaires et aux restrictions à observer à Ottawa. Compte tenu de la proximité de l’Université d’Ottawa à la ville de Gatineau, où réside une grande partie de notre personnel, de notre corps professoral et de notre population étudiante, la stratégie du gouvernement du Québec viendra elle aussi influencer notre programme de relance. Des difficultés se présenteront assurément là où les stratégies et actions provinciales ne concordent pas. Devant l’approche québécoise à date fixe et la stratégie ontarienne fondée sur les données, l’Université d’Ottawa devra composer avec des régimes, échéanciers et restrictions qui divergent.

Le 14 mai, le gouvernement de l'Ontario a publié son cadre visant le déconfinement de la province - Étape 1. Les lignes directrices, en vigueur dès de 19 mai, permettent la réouverture de certains laboratoires de recherche universitaire : « Autorisant des services professionnels non essentiels ayant trait à la recherche et au développement expérimental en physique, en ingénierie et en sciences de la vie, notamment les laboratoires de recherche-développement dans les domaines industriels, de la biotechnologie et de l’agriculture ». La province avait affirmé que la réouverture pourrait s'effectuer uniquement que lorsque « les entreprises seront prêtes », et que « le travail à distance est à privilégier autant que possible ». Le Médecin hygiéniste en chef fournira des recommandations quant au meilleur moment pour entamer l'assouplissement progressif de certaines restrictions.

Comme les cours du trimestre printemps/été seront exclusivement offerts en ligne, la relance des activités de recherche – de concert avec les opérations et services essentiels – ouvrira la voie à la réouverture de nos campus au cours de l’été.

 


La sécurité et le bien-être de notre corps professoral, de notre personnel et de notre population étudiante passent avant tout.


 

Hypothèses de départ
  • L’Université d’Ottawa adhérera aux directives et conseils des autorités provinciales et municipales de santé publique.
  • Le gouvernement provincial autorisera la reprise de certaines activités universitaires sur le campus en mai-juin; plusieurs restrictions s’appliqueront.
  • Une série de mesures de sécurité devront être mises en place afin que nos campus puissent rouvrir.
  • Comme la recherche a été désignée activité essentielle et s’est partiellement poursuivie pendant la pandémie, on parle ici d’un effort pour relancer notre action de recherche.
  • Comme les programmes académiques seront offerts en ligne cet été, la reprise des activités sur nos campus reposera sur la relance de l’action de recherche.
  • Cette relance sera effectuée par phases.
  • On ne pourra envisager un retour à la normale avant plusieurs mois.
  • Une deuxième vague de COVID-19 est probable, et l’on doit anticiper des éclosions sur le campus.
Principes directeurs

Principes clés institutionnels et considérations

  1. La santé et la sécurité de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de l’Université d’Ottawa sont notre priorité absolue.
  2. La reprise des activités à l’Université d’Ottawa se fera conformément aux directives des autorités de santé publique.
  3. Le retour à la normale se fera progressivement, étape par étape. La sécurité est la première considération dans l’établissement de l’échéancier, du rythme et de l’envergure du processus de reprise.
  4. Le corps professoral et le personnel continueront de travailler à distance jusqu’à ce que les directives des autorités sanitaires et les mesures prise par l’Université nous permettent de retourner sur le campus. Toutes les personnes qui se présenteront sur le campus devront suivre les consignes de sécurité, les règles d’hygiène et les directives de distanciation physique.
  5. Les activités d’enseignement se poursuivront pour l’essentiel en ligne. Nous déploierons tous les efforts nécessaires pour appuyer les cours à distance et veiller à ce que l’apprentissage de nos étudiants se fasse dans les meilleures conditions possibles étant donné les circonstances actuelles.
  6. La première étape de la reprise des activités sera la réouverture de nos laboratoires de recherche. Étant donné que nous sommes une université à forte intensité de recherche, il importe que le rétablissement de nos capacités de recherche ait la priorité.

 

Principes directeurs pour la relance de la recherche

  • Les personnes en mesure de réaliser leurs recherches à distance continueront de le faire.
  • Les efforts de relance de la recherche dépendent d’une disponibilité adéquate de l’infrastructure et des services opérationnels sur le campus, y compris d’un accès aux bibliothèques et à leurs ressources.
  • Les membres du personnel, du corps professoral et de la population étudiante qui réintégreront le campus devront observer des mesures sanitaires rigoureuses et les directives de distanciation physique en place.
  • Les plans de relance de la recherche seront mis en place par phases, de façon à augmenter progressivement et en toute sécurité l’occupation et la densité de la population du campus, des immeubles, des étages et des pièces.
  • Ces plans devront tenir compte de l’éventail des dépendances et interdépendances.
  • Chaque faculté sera responsable de mettre au point son propre plan de relance de la recherche, avec l’appui et les orientations du CVRR, du CTRR et du Groupe de travail sur la reprise post-COVID-19.
Rôles et responsabilités

Comité d'administration (CA)

Approuver le plan institutionnel de la reprise post-COVID ainsi que ses éléments constitutifs, y compris le cadre de relance de la recherche.

 

Cabinet du vice-recteur à la recherche (CVRR)

Avaliser le cadre de relance de la recherche; coordination et appui aux facultés dans l'élaboration de leurs plans de relance de la recherche.

 

Comité de travail sur la reprise de la recherche (CTRR)

Élaborer le cadre de relance de la recherche; coordination et appui aux facultés dans l'élaboration de leurs plans de relance de la recherche; assurer la cohérence et la coordination des plans facultaires.

 

Faculté

Élaborer et réaliser leur plan de relance de la recherche; consulter les autres facultés et services pour identifier et intégrer de façon appropriée les dépendances et interdépendances; préparer un plan de contingence pour réduire ou suspendre rapidement les activités de recherche en cas de nouvelle vague ou d’une infection sur le campus.

Approche pour la planification de la relance

Gestion de l’occupation et de la densité de la population dans les environnements physiques

Comme les milieux de recherche sur nos trois campus ne sont pas identiques, le principal défi que devront relever les facultés en matière de planification sera de gérer l’occupation et la densité de la population pour assurer une distanciation physique et des mesures sanitaires adéquates. Comme les laboratoires de recherche sont habituellement concentrés dans des secteurs spécifiques (pavillons de recherche comme le Complexe de recherche avancée ou étages et secteurs distincts), il faudra gérer en conséquence le nombre de chercheurs et la taille des groupes de recherche qui réintégreront le campus. Les bibliothèques disposeront aussi d'un plan pour accéder de façon assistée et limitée à leur collection matérielle et autres ressources, afin de respecter la distanciation physique et les précautions sanitaires.

En structurant leur planification en fonction des espaces physiques, les facultés pourront faire ressortir les zones de concentration – bureaux, pièces, laboratoires, étages et immeubles – où il sera nécessaire de limiter la circulation, les interactions et les rassemblements. Les facultés devront travailler en étroite collaboration, tout particulièrement en ce qui a trait aux espaces où elles se côtoient (RGN, STEM et DMS, par exemple).

 

Phases de relance de la recherche

Rappelons d’abord que tout membre du personnel, du corps professoral ou de la population étudiante qui craint pour sa sécurité ou son bien-être personnel ne doit pas se sentir obligé de retourner sur le campus. Le nombre de personnes qui souhaitent réintégrer les laboratoires sur le campus devrait augmenter progressivement au cours des prochains mois. De multiples facteurs influenceront le rythme auquel se produira la réintégration des installations :

  1. l’assouplissement des restrictions par Santé publique Ottawa et les gouvernements provinciaux,
  2. la capacité de l’Université d’assurer la sécurité des lieux
  3. la capacité d’offrir l’infrastructure et les services opérationnels nécessaires sur le campus, et
  4. la capacité pour les membres du personnel sur le campus de continuer à respecter les mesures sanitaires et de sécurité.

Plusieurs universités proposent le modèle de mise en phase suivant :

  • Phase 0 : Situation actuelle (dérogations approuvées, COVID)
  • Phase 1 : Première phase du retour (mai-juin?) – « un tiers »
  • Phase 2 : Deuxième phase du retour et reprise partielle du programme académique sur le campus (juin à sept.?) – « deux tiers »
  • Phase 3 : Reprise complète de la recherche et relance de certaines activités non essentielles, sous réserve de restrictions (sept. à déc.?)
  • Phase 4 : Reprise complète des activités (début 2021?)

 

Le concept des « tiers » :

L'objectif de la phase 1 sera d’atteindre « un tiers » de l’intensité habituelle de recherche, progressant à « deux tiers » de l’intensité habituelle de recherche lors de la phase 2, passant à pleine capacité de recherche lors de la phase 3 et au-delà. Chaque plan facultaire de relance de la recherche décrira le plan et les processus en place pour atteindre ces objectifs, tout en reconnaissant qu’une certaine flexibilité sera de mise pour tenir compte des contextes et contraintes propres à chaque secteur.

Les universités au pays s’intéressent actuellement à trois principaux types de plans :

  • priorité catégorie (disciplines, édifices, types de recherche),
  • priorité cohorte (chercheurs en début de carrière, étudiants aux cycles supérieurs en fin de programme, contrats avec l’industrie), et
  • priorité rotation (où toutes les personnes qui souhaitent revenir sont en mesure de le faire, mais par quart ou selon un horaire rotatif pour respecter les balises un tiers/deux tiers).

À date, la plupart des universités vont proposer un plan de relance de la recherche qui favorise la priorité cohorte – les chercheurs en début de carrière et les étudiants aux cycles supérieurs – en combinaison avec un horaire rotatif afin de permettre au plus grand nombre de chercheurs de pouvoir accéder au campus tout en minimisant les taux d’occupation et de densité.

Considérations importantes

Cette liste ne se veut pas une énumération exhaustive des points importants à prendre en compte. Toutefois, les facultés auraient tout intérêt à garder en tête les facteurs suivants dans la préparation de leur plan de relance. 

  • Les membres du corps professoral doivent dresser la liste des personnes dont la présence sur le campus est essentielle et, conformément au principe de diligence, assumer la responsabilité de ces personnes.
  • Certains membres du corps professoral ont plus d’un laboratoire et d’une équipe, que ce soit dans un même édifice ou non.
  • On devra tout particulièrement porter attention aux points où les contacts sont plus fréquents, tels que les installations de base, les installations vétérinaires, les bibliothèques et les espaces de recherche partagés, de même qu’au matériel à partager.
  • Les chercheurs peuvent être appelés à effectuer des travaux à l’extérieur du campus; d’autres restrictions pourraient s’appliquer.
  • Les chercheurs peuvent compter dans leur entourage des stagiaires postdoctoraux et des étudiants arrivant d’ailleurs, des collaborateurs, et des chercheurs invités.
  • Les voyages à destination et en provenance de pays internationaux continueront de faire l’objet de restrictions et d’exigences très strictes (auto-isolement).
  • Gestion des accès aux édifices et aux laboratoires (registres, points de contrôle)
  • Dispositions pour les membres du corps professoral qui doivent récupérer du matériel de recherche dans leurs bureaux
  • Modes de transport que pourront utiliser les membres du personnel pour se rendre sur le campus (marche, voiture, transport en commun)
  • Cohabitation avec les membres du personnel non affectés à la recherche (corps professoral, services) dans un même édifice
  • Principaux points fréquemment utilisés : ascenseurs, couloirs, escaliers, aires communes, toilettes, salles à manger, salles de réunion, points de service, bureaux des membres du corps professoral, installations communes (bibliothèques, installations de base, installations vétérinaires, équipement partagé, chambres à congélation, magasins, établissements alimentaires)
  • Les services de nettoyage et d’entretien sont susceptibles d’être le facteur déterminant quant au rythme auquel nous pourrons réintégrer le campus.
Mise en œuvre

Au cours des deux à trois prochaines semaines, les facultés élaboreront leur plan de relance de la recherche en s’appuyant sur le cadre et les principes directeurs du GTRR; ce faisant, elles seront épaulées par le CVRR, le Groupe de travail sur la reprise post-COVID-19, les autres facultés, les Immeubles, le Bureau de la gestion du risque (BGR) et d’autres acteurs au besoin. En tant qu’organes responsables d’assurer la cohérence et la coordination du plan institutionnel de relance de la recherche, le GTRR et le CVRR s’appuieront sur le processus ci-dessous.

  1. Chaque faculté confirmera son intention de reprendre ses activités de recherche au sein de ses départements, de ses écoles et de ses unités, en tenant compte du fait que les besoins et les impératifs de chacun peuvent varier.
  2. Chaque faculté mettra au point son propre processus pour déterminer quels laboratoires doivent rouvrir et à quelle phase les activités reprendront. Rappelons l’importance de gérer l’occupation et la densité de la population dans les installations, de même que celle de s’assurer que la disponibilité des services accessoires et de soutien nécessaires aux activités de recherche.
  3. Chaque chercheur doit disposer d’un plan de contingence adéquat au cas où le travail devrait cesser abruptement (p. ex. : renouvellement des restrictions gouvernementales, maladie au sein de l’équipe).
  4. Les facultés appelées à cohabiter dans un même édifice doivent coordonner leurs activités pour veiller au respect des mesures sanitaires et de sécurité, ainsi que des règles de distanciation.

Chaque faculté devra présenter son plan au Cabinet du vice-recteur à la recherche aux fins d’approbation. À cette étape, le Cabinet effectuera les vérifications de mise auprès des Immeubles, du BGR, du Service de la protection et d’autres services essentiels pour veiller à la coordination des dépendances et interdépendances à l’échelle du campus (y compris les services d’entretien, les comptoirs de service, etc.). Il sera donc possible que certains plans de relance doivent subir quelques modifications et ajustements.

Finalement, quelques conditions préalables pour un retour sécuritaire au campus

Les mesures suivantes seront en place avant d'effectuer un retour sur le campus :

  • Mesures appropriées de contrôle d’infection sont en place (équipement de protection individuelle, produits sanitaires) (Immeubles et Approvisionnement)
  • Enseignes et affiches appropriées et mesures de contrôle de la densité sont en place (Immeubles et facultés)
  • Un outil d’auto-évaluation pour la COVID-19 à compléter quotidiennement est disponible pour tous les individus venant sur le campus (Bureau de la gestion du risque et Ressources humaines)
  • Un ensemble de ressources COVID-19 pour les gestionnaires et les employés est en voie de développement et sera disponible au cours des prochains mois (Bureau de la gestion du risque et Ressources humaines)
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