Foire aux questions

 Un contrat de recherche est:

• Une entente formelle entre l’Université d’Ottawa et un bailleur de fonds pour apporter du support pour une activité spécifique sous des termes et conditions bien définies.
• Un document qui contient généralement des dispositions liées au travail qui doit être mené, les périodes de temps à travers lesquelles le travail sera effectué, la confidentialité, les droits de propriété, l’exploitation commercial et les droits de licenciement, etc.
• Une entente dans laquelle un individu est légalement engagé à produire des résultats (livrables).

Une subvention de recherche est:

• Un octroi pour lequel du financement est fournis avec l’intention d’encourager les efforts de recherche d’un professeur ou d’autres études effectuées à l’Université d’Ottawa.
• Un octroi pour lequel le financement doit être utilisé exclusivement pour les objectifs décrits dans la demande de subvention.
• Les subventions sont généralement du financement distribué par des conseils subventionnaires fédéraux et d’autres agences philanthropiques sans but lucratifs.
• Du financement est octroyé à un chercheur par un bailleur de fonds avec l’attente – mais non la nécessité – que la tâche soit accomplie.

Service de gestion de la recherche

Le SGR supervise la gestion des octrois, incluant la gestion des concours, les opportunités de financement interne et externe, l’ouverture de comptes, la conformité avec les lignes directrices des agences subventionnaires ainsi que les rapports et les statistiques de la recherche.

Service de soutien à l'innovation

Le SSI supervise les contrats de recherche préalable à l'attribution, incluant la négociation, la propriété intellectuelle et le développement de partenariats de recherche entre les secteurs publics et privés. De plus, SSI supervise les activités de contrats post-attribution incluant la gestion de propriété intellectuelle et l’octroi de licences.

Bureau des initiatives de développement stratégique

Le IDS supervise les programmes majeurs d’infrastructures offerts par la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI).

Questions concernant un contrat?

• Contactez le Service de soutien à l'innovation (SSI)
• Téléphone: 613-562-5399; courriel: ssi@uOttawa.ca

Questions concernant une subvention (d’une agence interne ou externe)?

• Contactez le Service de gestion de la recherche (SGR)
• Téléphone: 613-562-5841; courriel: info-sgr-rms@uottawa.ca

Questions concernant un fonds de la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI)?

• Contactez le Bureau des Initiatives de développement stratégique (IDS)
• Téléphone: 613-562-5270

• Les frais généraux concernent les coûts indirects associés à la conduite d’un projet de recherche (ex: chauffage, électricité, support administratif, etc.).
• Les coûts généraux sont applicables à des contrats de recherche et sont déterminés par la source de financement.
• Veuillez noter que dans la majorité des cas, les frais généraux ne sont pas applicables à des subventions.

Les documents suivants doivent être reçus par le bureau de recherche approprié avant qu’un compte ne puisse être ouvert:

• Une copie de la demande complète et tout autre documentation d’appui (contrats = SSI, subventions = SGR, FCI = IDS) avec un formulaire RE signé
• Une copie de l’avis de décision (NOD) de la part de l’agence subventionnaire
• Une copie de tous certificats requis pour le projet (soins animaliers, risque biologique et/ou éthique)

Une fois que cette information a été obtenue, le bureau de recherche responsable de votre dossier révisera et analysera votre dossier et ouvrira un compte avec les Ressources financières.

• Vous recevrez un courriel de confirmation avec un ‘Avis de décision’ officiel de la part du Service de gestion de la recherche (SGR) vous informant que votre compte a été créé en vous fournissant un numéro de compte. Habituellement, le compte est créé de 24 à 48 heures suivant la réception de l’Avis de décision (NOD) par le SGR de la part de l’agence, à moins que certaines informations ne soient manquantes ou si vous devez combler certaines obligations avant la création de votre compte (ex: soumission/approbation éthique). Même si votre compte n’est pas créé, le SGR vous enverra un courriel pour vous informer que le compte peut seulement être créé lorsque vous aurez rencontré les obligations. 

•  Une fois que vous avez obtenu votre numéro de compte, contactez l’agent administratif de votre faculté/département pour commencer à accéder votre financement. Il/Elle pourrait ne pas avoir reçu l’information (numéro de compte et l’Avis de décision de l’agence). Vous pourriez conséquemment être demandé de lui fournir ces documents.
• Veuillez noter que toute information concernant votre portefeuille de recherche en fait de subventions/contrats est disponible à travers eAwards.

Vous devrez fournir au bureau de recherche (SGR, SSI ou IDS) toute correspondance/documentation pertinente associée à l’octroi, incluant:

• Une copie du formulaire RE signé
• Une copie de l’Avis de décision (NOD) de l’agence subventionnaire ou toute autre documentation confirmant l’octroi
• Toute documentation pertinente décrivant le projet et tous termes et conditions liés à l’octroi
• Une copie de tous certificats requis pour le projet (soins animaliers, risque biologique et/ou éthique)

Une fois que cette information a été obtenue, le bureau de recherche responsable de votre dossier révisera et analysera votre dossier, déterminera le type d’octroi (contrat ou subvention) et procédera à l’ouverture du type de compte approprié.

• D’après le «Protocole d’entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales» des trois organismes, il est requis d’obtenir l’approbation déontologique appropriée à l’intérieur des 6 mois suivant la date d’octroi, sans quoi l’agence pourrait considérer que la condition de l’octroi n’a pas été remplie et redistribuer le financement.

•  Vous devez informer le bureau de recherche responsable de votre dossier (SGR, SSI, ou IDS) et le comité approprié (Soins animaliers ou Biosécurité) par écrit que les activités avec les animaux et/ou matériaux à risque biologique ne débutera pas avant une date ultérieure.
• Veuillez noter que les animaux et/ou les matériaux à risque biologique peuvent seulement être acquis et le travail peut seulement débuter après que l’approbation de la proposition du projet ait été approuvée par le Comité de protection des animaux (CPA) ou le Comité de biosécurité. 

• Si un projet de recherche n'est pas prêt à être examiné par un CÉR, le chercheur peut demander une libération partielle de ses fonds de recherche pour compléter ses tâches n'impliquant pas la participation de sujets humains, leurs données ou du matériel biologique humain. Pour débloquer une portion des fonds de recherche, le chercheur doit remplir le formulaire Libération conditionnelle de fonds de recherche et soumettre une copie signée au Service de gestion de la recherche.

•  Lorsque vous recevez du nouveau financement, vous devez toujours confirmer avec le comité qui vous a donné l’approbation (éthique, soins aux animaux ou biosécurité) pour spécifier la pertinence et l’éligibilité de votre certificat courant en relation avec votre projet nouvellement financé.

• Vous devez contacter le bureau de recherche qui est responsable de votre projet (Service de gestion de la recherche – SGR, Service de soutien à l’innovation – SSI, et le Bureau des Initiatives de développement stratégique – IDS).
• Le bureau de recherche responsable de votre dossier fera une ébauche d’une entente de transfert entre l’Université d’Ottawa et l’université/hôpital de votre co-chercheur. Cette entente devra être signée par tous les partis avant que du financement puisse être transféré.
• Veuillez consulter notre site web pour plus d'information sur les transferts inter-institutionnels.

• Il est important de noter que le chercheur principal doit initier le processus de transfert avec les gestionnaires de recherche de son institution.
• Afin de recevoir du financement de la part d’un chercheur principal d’une autre université, vous devez fournir les documents suivants au bureau de recherche responsable de votre dossier.
  
  • Un formulaire RE complété avec toutes les signatures requises
  • Une copie de la demande faite par le chercheur principal à l’université collaboratrice en plus d’un budget mis à jour
  • Une copie de l’Avis de décision de la part de l’agence subventionnaire
  • Tout certificat requis pour le projet
• Une fois que chacun de ces documents a été fourni, le bureau de recherche responsable de votre dossier signera une entente avec le service responsable de l’Université collaboratrice et ouvrira un compte pour votre projet une fois l’entente signée.

• Avant tout, vous devez informer l’agence subventionnaire que vous prévoyez transférer du financement à l’Université d’Ottawa.
• Vous devez fournir la documentation suivante au bureau de recherche responsable de votre dossier:
  • Un formulaire RE complété avec toutes les signatures requises
  • Une copie de la demande faite par le chercheur principal à l’université collaboratrice en plus d’un budget mis à jour
  • Une copie de l’Avis de décision de la part de l’agence subventionnaire
  • Tout certificat requis pour le projet
  • Une copie du rapport financier le plus récent qui a été soumis à l’agence
  • Une liste de toutes obligations restantes à votre ancienne institution (si vous aviez du financement d’une agence des trois organismes, vous devrez compléter le formulaire F303.
• Le bureau de recherche responsable de votre dossier coordonnera le transfert de fonds avec l’agence et l’institution collaboratrice. 

• Vous devez informer le SGR de votre départ et l’agence et/ou commanditaire que vous planifiez transférer des fonds de l’Université d’Ottawa vers une autre institution.
• Le SGR révisera votre compte et fournira toutes instructions nécessaires.
• Au minimum, il vous sera demandé de fournir une liste de toutes obligations restantes à l’Université d’Ottawa. Si vous aviez du financement d’une agence des trois organismes, vous devrez compléter le formulaire F303.
• Via le SGR, l’Université d’Ottawa produira et soumettra un état financier à l’agence et à l’autre institution.
• Vous devrez aussi fournir de l’information et/ou de la documentation à l’autre institution. Veuillez consulter le bureau de recherche de votre nouvelle institution pour plus de détails.

• L’endroit où ira l’argent dépend du type de compte:
  • Contrat à prix remboursable: Il ne devrait pas y avoir d'argent restant dans un contrat à prix remboursable.
  • Contrat à prix fixe: Une fois que toutes les vérifications ont été complétées par le Service de gestion de la recherche, ex: les livrables ont été rencontrés par le chercheur, l’université a reçue tous les paiements, une analyse du compte a été effectuée afin de s’assurer que toutes les factures ont été traitées, etc., l'argent résiduel sera transféré dans le compte général de recherche du chercheur par le SGR et les Ressources financières.
  • Subvention des trois organismes: Pour la plupart des programmes, les fonds résiduels sont transférés au fond général de recherche de l’Université d’Ottawa afin d’être réinvestis dans programmes internes.

Vous pouvez consulter la section Procédures de gestion de subventions du site web du SGR afin d’obtenir des instructions détaillées concernant la fermeture de compte à l’Université d’Ottawa.

• Vous ne pouvez pas mettre tout votre financement de recherche dans un compte pour les raisons suivantes:
  
  • Le financement d’une agence (qui est de l'argent ''public'') est alloué à un projet spécifique, dans un but spécifique et à partir de projections budgétaires soumises.
  • Vous ne pouvez pas mélanger le financement d’une source interne avec le financement d’une source externe (argent ''public'').
  • Différentes agences ont différentes règles et régulations.
  • Les agences requièrent des rapports financiers séparés.

• Toutes demandes de prolongation (interne et/ou externe) doivent être émises au moins 6 mois avant la date de fin du projet.
• IRSC, CRSNG et CRSH
  • Dans certains cas, une année de prolongation automatique est permise pour les subventions des IRSC et pour certains programmes subventionnaires du CRSNG et du CRSH. Veuillez consulter la liste de subventions qui sont octroyées avec une année de prolongation automatique et une liste de subventions pour lesquelles le chercheur doit faire demande avant la date de fin de l’octroi.
• Autres subventions externes
  • Vous devez soumettre une demande pour approbation auprès des bailleurs de fonds.
  • Une fois obtenue, il vous est nécessaire de soumettre une approbation de l’agence par écrit au Service de gestion de la recherche (SGR) de façon à prolonger la date de fin d’un compte.

• Une prolongation additionnelle sera prise en considération seulement dans le cas d’absences prolongées durant la période subventionnaire ou en raison de délais incontrôlables concernant les activités de recherche. Veuillez consulter la liste des subventions pour de l’information additionnelle quant aux prolongations subventionnaires des trois organismes.
• Si les règlements des trois organismes ne permettent pas une prolongation additionnelle, sous certaines circonstances exceptionnelles, le Service de gestion de la recherche pourrait permettre une période de prolongation ‘spéciale’ d’une (1) année.