Foire aux questions
Gestion de recherche
Afin de mieux vous servir et de répondre à vos besoins, le Service de gestion de la recherche (SGR) a rédigé une liste de questions et de réponses afin de vous aider à naviguer dans le monde de gestion de la recherche. Les questions et réponses sont organisées en catégories et un sommaire de celles-ci se trouve ici-bas.
Information générale
Quelle est la différence entre une subvention et un contrat?
Un contrat de recherche est:
- Une entente formelle entre l’Université d’Ottawa et un bailleur de fonds pour apporter du support pour une activité spécifique sous des termes et conditions bien définies.
- Un document qui contient généralement des dispositions liées au travail qui doit être mené, les périodes de temps à travers lesquelles le travail sera effectué, la confidentialité, les droits de propriété, l’exploitation commercial et les droits de licenciement, etc.
- Une entente dans laquelle un individu est légalement engagé à produire des résultats (livrables).
Une subvention de recherche est:
- Un octroi pour lequel du financement est fournis avec l’intention d’encourager les efforts de recherche d’un professeur ou d’autres études effectuées à l’Université d’Ottawa.
- Un octroi pour lequel le financement doit être utilisé exclusivement pour les objectifs décrits dans la demande de subvention.
- Les subventions sont généralement du financement distribué par des conseils subventionnaires fédéraux et d’autres agences philanthropiques sans but lucratifs.
- Du financement est octroyé à un chercheur par un bailleur de fonds avec l’attente – mais non la nécessité – que la tâche soit accomplie.
Quelle est la différence entre le Service de gestion de la recherche (SGR), le Service de soutien à l'innovation (SSI) et le Bureau du développement des initiatives stratégiques (IDS)?
Service de gestion de la recherche
Le SGR supervise la gestion des octrois, incluant la gestion des concours, les opportunités de financement interne et externe, l’ouverture de comptes, la conformité avec les lignes directrices des agences subventionnaires ainsi que les rapports et les statistiques de la recherche.
Service de soutien à l'innovation
Le SSI supervise les contrats de recherche préalable à l'attribution, incluant la négociation, la propriété intellectuelle et le développement de partenariats de recherche entre les secteurs publics et privés. De plus, SSI supervise les activités de contrats post-attribution incluant la gestion de propriété intellectuelle et l’octroi de licences.
Bureau des initiatives de développement stratégique
Le IDS supervise les programmes majeurs d’infrastructures offerts par la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI).
Questions concernant un contrat?
- Contactez le Service de soutien à l'innovation (SSI)
- Téléphone: 613-562-5399; courriel: ssi@uOttawa.ca
Questions concernant une subvention (d’une agence interne ou externe)?
- Contactez le Service de gestion de la recherche (SGR)
- Téléphone: 613-562-5841; courriel: info-sgr-rms@uottawa.ca
Questions concernant un fonds de la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI)?
- Contactez le Bureau des Initiatives de développement stratégique (IDS)
- Téléphone: 613-562-5270
Que sont les frais généraux?
- Les frais généraux concernent les coûts indirects associés à la conduite d’un projet de recherche (ex: chauffage, électricité, support administratif, etc.).
- Les coûts généraux sont applicables à des contrats de recherche et sont déterminés par la source de financement.
- Veuillez noter que dans la majorité des cas, les frais généraux ne sont pas applicables à des subventions.
Financement accordé
Quels documents sont requis pour accéder au financement?
Les documents suivants doivent être reçus par le bureau de recherche approprié avant qu’un compte ne puisse être ouvert:
- Une copie de la demande complète et tout autre documentation d’appui (contrats = SSI, subventions = SGR, FCI = IDS) avec un formulaire RE signé
- Une copie de l’avis de décision (NOD) de la part de l’agence subventionnaire
- Une copie de tous certificats requis pour le projet (soins animaliers, risque biologique et/ou éthique)
Une fois que cette information a été obtenue, le bureau de recherche responsable de votre dossier révisera et analysera votre dossier et ouvrira un compte avec les Ressources financières.
Comment un chercheur peut savoir si son compte a été créé?
- Vous recevrez un courriel de confirmation avec un ‘Avis de décision’ officiel de la part du Service de gestion de la recherche (SGR) vous informant que votre compte a été créé en vous fournissant un numéro de compte. Habituellement, le compte est créé de 24 à 48 heures suivant la réception de l’Avis de décision (NOD) par le SGR de la part de l’agence, à moins que certaines informations ne soient manquantes ou si vous devez combler certaines obligations avant la création de votre compte (ex: soumission/approbation éthique). Même si votre compte n’est pas créé, le SGR vous enverra un courriel pour vous informer que le compte peut seulement être créé lorsque vous aurez rencontré les obligations.
J’ai reçu mon numéro de compte. Qui dois-je contacter afin de commencer à utiliser mon financement?
- Une fois que vous avez obtenu votre numéro de compte, contactez l’agent administratif de votre faculté/département pour commencer à accéder votre financement. Il/Elle pourrait ne pas avoir reçu l’information (numéro de compte et l’Avis de décision de l’agence). Vous pourriez conséquemment être demandé de lui fournir ces documents.
- Veuillez noter que toute information concernant votre portefeuille de recherche en fait de subventions/contrats est disponible à travers eAwards.
Quelle est la procédure à suivre pour l'ouverture d'un fonds qui a été octroyé sans demande de subvention formelle?
Vous devrez fournir au bureau de recherche (SGR, SSI ou IDS) toute correspondance/documentation pertinente associée à l’octroi, incluant:
- Une copie du formulaire RE signé
- Une copie de l’Avis de décision (NOD) de l’agence subventionnaire ou toute autre documentation confirmant l’octroi
- Toute documentation pertinente décrivant le projet et tous termes et conditions liés à l’octroi
- Une copie de tous certificats requis pour le projet (soins animaliers, risque biologique et/ou éthique)
Une fois que cette information a été obtenue, le bureau de recherche responsable de votre dossier révisera et analysera votre dossier, déterminera le type d’octroi (contrat ou subvention) et procédera à l’ouverture du type de compte approprié.
Certification de conformité
Y a-t-il un temps limite pour obtenir une approbation d'éthique afin d'activer un compte?
- D’après le «Protocole d’entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales» des trois organismes, il est requis d’obtenir l’approbation déontologique appropriée à l’intérieur des 6 mois suivant la date d’octroi, sans quoi l’agence pourrait considérer que la condition de l’octroi n’a pas été remplie et redistribuer le financement.
Quelle est la procédure à suivre pour recevoir du financement partiel pour un projet impliquant des animaux ou du matériel à risques biologiques dans les années suivant la première?
- Vous devez informer le bureau de recherche responsable de votre dossier (SGR, SSI, ou IDS) et le comité approprié (Soins animaliers ou Biosécurité) par écrit que les activités avec les animaux et/ou matériaux à risque biologique ne débutera pas avant une date ultérieure.
- Veuillez noter que les animaux et/ou les matériaux à risque biologique peuvent seulement être acquis et le travail peut seulement débuter après que l’approbation de la proposition du projet ait été approuvée par le Comité de protection des animaux (CPA) ou le Comité de biosécurité.
Quelle est la procédure éthique à suivre pour un projet impliquant des sujets humains qui ne seront pas recrutés ou impliqués avant la deuxième année?
- Si un projet de recherche n'est pas prêt à être examiné par un CÉR, le chercheur peut demander une libération partielle de ses fonds de recherche pour compléter ses tâches n'impliquant pas la participation de sujets humains, leurs données ou du matériel biologique humain. Pour débloquer une portion des fonds de recherche, le chercheur doit remplir le formulaire Libération conditionnelle de fonds de recherche et soumettre une copie signée au Service de gestion de la recherche.
Le même certificat peut-il être utilisé pour deux projets semblables?
- Lorsque vous recevez du nouveau financement, vous devez toujours confirmer avec le comité qui vous a donné l’approbation (éthique, soins aux animaux ou biosécurité) pour spécifier la pertinence et l’éligibilité de votre certificat courant en relation avec votre projet nouvellement financé.
Transfert de fonds
Quelle est la marche à suivre pour transférer des fonds à un co-chercheur d’une autre institution?
- Vous devez contacter le bureau de recherche qui est responsable de votre projet (Service de gestion de la recherche – SGR, Service de soutien à l’innovation – SSI, et le Bureau des Initiatives de développement stratégique – IDS).
- Le bureau de recherche responsable de votre dossier fera une ébauche d’une entente de transfert entre l’Université d’Ottawa et l’université/hôpital de votre co-chercheur. Cette entente devra être signée par tous les partis avant que du financement puisse être transféré.
- Veuillez consulter notre site web pour plus d'information sur les transferts inter-institutionnels.
Quelle est la procédure pour qu’un chercheur de l’Université d’Ottawa reçoive des fonds d’un chercheur principal d’une autre université?
- Il est important de noter que le chercheur principal doit initier le processus de transfert avec les gestionnaires de recherche de son institution.
- Afin de recevoir du financement de la part d’un chercheur principal d’une autre université, vous devez fournir les documents suivants au bureau de recherche responsable de votre dossier.
- Un formulaire RE complété avec toutes les signatures requises
- Une copie de la demande faite par le chercheur principal à l’université collaboratrice en plus d’un budget mis à jour
- Une copie de l’Avis de décision de la part de l’agence subventionnaire
- Tout certificat requis pour le projet
- Une fois que chacun de ces documents a été fourni, le bureau de recherche responsable de votre dossier signera une entente avec le service responsable de l’Université collaboratrice et ouvrira un compte pour votre projet une fois l’entente signée.
Peut-on transférer une subvention reçue et gérée à une autre institution à l’Université d’Ottawa?
- Avant tout, vous devez informer l’agence subventionnaire que vous prévoyez transférer du financement à l’Université d’Ottawa.
- Vous devez fournir la documentation suivante au bureau de recherche responsable de votre dossier:
- Un formulaire RE complété avec toutes les signatures requises
- Une copie de la demande faite par le chercheur principal à l’université collaboratrice en plus d’un budget mis à jour
- Une copie de l’Avis de décision de la part de l’agence subventionnaire
- Tout certificat requis pour le projet
- Une copie du rapport financier le plus récent qui a été soumis à l’agence
- Une liste de toutes obligations restantes à votre ancienne institution (si vous aviez du financement d’une agence des trois organismes, vous devrez compléter le formulaire F303.
- Le bureau de recherche responsable de votre dossier coordonnera le transfert de fonds avec l’agence et l’institution collaboratrice.
Peut-on transférer une subvention reçue et gérée à l’Université d’Ottawa à une autre institution?
- Vous devez informer le SGR de votre départ et l’agence et/ou commanditaire que vous planifiez transférer des fonds de l’Université d’Ottawa vers une autre institution.
- Le SGR révisera votre compte et fournira toutes instructions nécessaires.
- Au minimum, il vous sera demandé de fournir une liste de toutes obligations restantes à l’Université d’Ottawa. Si vous aviez du financement d’une agence des trois organismes, vous devrez compléter le formulaire F303.
- Via le SGR, l’Université d’Ottawa produira et soumettra un état financier à l’agence et à l’autre institution.
- Vous devrez aussi fournir de l’information et/ou de la documentation à l’autre institution. Veuillez consulter le bureau de recherche de votre nouvelle institution pour plus de détails.
Gestion des comptes
Qu’arrive-t-il à la balance d’un compte lorsqu’il entre en processus de fermeture?
- L’endroit où ira l’argent dépend du type de compte:
- Contrat à prix remboursable: Il ne devrait pas y avoir d'argent restant dans un contrat à prix remboursable.
- Contrat à prix fixe: Une fois que toutes les vérifications ont été complétées par le Service de gestion de la recherche, ex: les livrables ont été rencontrés par le chercheur, l’université a reçue tous les paiements, une analyse du compte a été effectuée afin de s’assurer que toutes les factures ont été traitées, etc., l'argent résiduel sera transféré dans le compte général de recherche du chercheur par le SGR et les Ressources financières.
- Subvention des trois organismes: Pour la plupart des programmes, les fonds résiduels sont transférés au fond général de recherche de l’Université d’Ottawa afin d’être réinvestis dans programmes internes.
Vous pouvez consulter la section Procédures de gestion de subventions du site web du SGR afin d’obtenir des instructions détaillées concernant la fermeture de compte à l’Université d’Ottawa.
- L’endroit où ira l’argent dépend du type de compte:
Les fonds de recherche peuvent-ils être groupés dans un seul compte?
- Vous ne pouvez pas mettre tout votre financement de recherche dans un compte pour les raisons suivantes:
- Le financement d’une agence (qui est de l'argent ''public'') est alloué à un projet spécifique, dans un but spécifique et à partir de projections budgétaires soumises.
- Vous ne pouvez pas mélanger le financement d’une source interne avec le financement d’une source externe (argent ''public'').
- Différentes agences ont différentes règles et régulations.
- Les agences requièrent des rapports financiers séparés.
- Vous ne pouvez pas mettre tout votre financement de recherche dans un compte pour les raisons suivantes:
Obtention d’une prolongation
Quelle est la procédure à suivre pour obtenir une prolongation sur un compte?
- Toutes demandes de prolongation (interne et/ou externe) doivent être émises au moins 6 mois avant la date de fin du projet.
- IRSC, CRSNG et CRSH
- Dans certains cas, une année de prolongation automatique est permise pour les subventions des IRSC et pour certains programmes subventionnaires du CRSNG et du CRSH. Veuillez consulter la liste de subventions qui sont octroyées avec une année de prolongation automatique et une liste de subventions pour lesquelles le chercheur doit faire demande avant la date de fin de l’octroi.
- Autres subventions externes
- Vous devez soumettre une demande pour approbation auprès des bailleurs de fonds.
- Une fois obtenue, il vous est nécessaire de soumettre une approbation de l’agence par écrit au Service de gestion de la recherche (SGR) de façon à prolonger la date de fin d’un compte.
Une deuxième prolongation pour une subvention des trois organismes peut-elle être accordée?
- Une prolongation additionnelle sera prise en considération seulement dans le cas d’absences prolongées durant la période subventionnaire ou en raison de délais incontrôlables concernant les activités de recherche. Veuillez consulter la liste des subventions pour de l’information additionnelle quant aux prolongations subventionnaires des trois organismes.
- Si les règlements des trois organismes ne permettent pas une prolongation additionnelle, sous certaines circonstances exceptionnelles, le Service de gestion de la recherche pourrait permettre une période de prolongation ‘spéciale’ d’une (1) année.
Chercheur quittant l’Université d’Ottawa
Lorsqu'un chercheur quitte l'Université d'Ottawa afin de poursuivre sa recherche dans une université canadienne reconnue, il est essentiel que le Service de gestion de la recherche en soit avisé le plus tôt possible. Les mesures nécessaires pourront être prises immédiatement afin d'initier, sans aucun délai, la procédure de transfert (pouvant varier d'une agence à une autre) de contrat ou de subvention à la nouvelle université. De cette façon, le chercheur augmente grandement ses chances d'accéder aux fonds plus rapidement une fois le transfert effectué.
eAwards
Accéder au portail RE
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Quel compte un chercheur doit-il utiliser pour accéder au système?
Vous devez accéder au système à l'aide de vos informations uoAccess. Pour confirmer votre information uoAccess, veuillez vous à uoZone.
S'il vous plaît noter que le compte uoAccess s'applique aux salariés de l'Université d'Ottawa.
Vous serez dirigé à la page de la direction de mot de passe et votre nom d'utilisateur se trouvera dans le premier paragraphe.
Si vous ne pouvez pas accéder au uoPortal, communiquez avec le Service de l'informatique et des communications au poste 6555.
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Comment peut-on créer un compte eAwards?
Accéder à la page principale de eAwards
- Je suis un employé d'uOttawa ayant un compte courriel @uottawa.ca:
Cliquer sur «Créer un compte» et acceptez les conditions et modalités d’utilisation. Sélectionner «Je suis un employé de l'Université d'Ottawa» et insérer votre nom d'utilisateur (préfixe de votre courriel @uottawa.ca) et votre mot de passe (même que le mot de passe que vous utiliser pour accéder à votre compte Outlook). Ensuite, remplir les informations de profil et cliquez sur «Enregistrer». Après l'enregistrement, vous pourrez vous connecter à partir de la page principale avec les mêmes informations d'accès utilisés pour créer votre compte.
Compléter et soumettre un formulaire RE
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Pourquoi un formulaire RE doit-il être rempli?
La faculté, via la signature du vice-doyen de la recherche ou du doyen sur le formulaire, confirme l'approbation et le soutien de la faculté pour le projet. Le formulaire est également utilisé pour confirmer leur capacité d’héberger le projet ainsi que les activités de recherche proposée dans le cas où il est financé par l'organisme en question. Il faut noter que le formulaire RE est une exigence institutionnelle qui informe la faculté ainsi que le Cabinet du Vice-recteur à la recherche des besoins et de l’objectif du projet proposé.
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Est-il possible de commencer à remplir un formulaire RE et y revenir plus tard?
Oui. Retournez à la page principale de eAwards et consulter la section «Mes Formulaires» pour accéder à votre formulaire RE.
N'oubliez pas de sauvegarder chaque page que vous remplissez sans quoi les données seront perdues. Vous aurez également besoin de prendre votre numéro RE en note puisque vous aurez besoin de cette information pour retrouver votre formulaire lorsque vous y reviendrez.
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Comment peut-on reprendre un formulaire RE déjà entamé?
L'option «Mes formulaires» dans le «Détails des activités» affiche une liste de tous les formulaires que vous avez commencé à remplir ainsi que ceux déjà soumis. Le menu «Détails des activités» se trouve à gauche de l'écran ; cliquez sur «En tant que chercheur principal», ensuite sélectionner «Mes Formulaires». Cliquer sur le numéro du RE, ce qui vous permettra d'éditer ou de continuer à remplir le formulaire.
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Que faire si l’information du profil eAwards est incorrecte?
Cliquez sur le lien «Mon Profil» en haut de l'interface. Sous le titre «Mettre à jour votre profil», vous serez en mesure de mettre à jour toutes vos informations, y compris votre langue de correspondance, votre faculté, votre département et votre numéro de téléphone.
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Que faire si l’agence externe n’est pas dans la liste?
Pour ajouter votre bailleur externe, cliquez sur le signe de plus vert et entrez le nom ainsi que les coordonnées de l'organisme. Ne pas oublier d'inclure leur adresses web et civique.
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Dans la section «Montants annuels demandés», comment la date peut-elle être changée?
Le système entre automatiquement la date de fin à un an après la date de début. La date de fin ne peut être modifiée qu’en cliquant que sur le widget de calendrier puisqu'il n'est pas possible d'entrer une date manuellement dans la boîte.
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Un projet de plusieurs années doit-il être entré année par année?
Oui, vous devez entrer chaque année dans la section «Montants annuels demandés» individuellement dans la section de financement.
Pour le processus d'ajout d'années, vous devez entrer les dates en utilisant le widget calendrier et insérer manuellement les valeurs financières pour l'année en question.
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Que faire si le projet ne correspond à aucun des axes de développement de la recherche?
Choisissez le domaine de développement le plus étroitement lié à votre domaine d'étude. Si aucun ne s'applique à votre champ d'expertise spécifique, sélectionnez «Aucune de ces options». Veuillez noter que ce choix devrait être un dernier recours.
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Combien d’axes de développement de la recherche doivent être ajoutés?
Vous devez choisir au moins un domaine de développement et une sous-catégorie.
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Les certificats doivent-ils obligatoirement être téléchargés?
Vous devez fournir des réponses aux questions au sujet de votre projet de recherche dans la section «Conformité». Si vous n'avez pas encore reçu les certificats, vous n'avez rien à télécharger.
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Une fois toutes les informations inscrites, comment doit-on compléter et soumettre le Formulaire RE?
- Sélectionner la section «Signature et transmission», lire les termes de présentation et si vous êtes en accord, cliquez sur le bouton «OUI» pour indiquer que vous acceptez.
- Cliquez sur l'onglet «VALIDER LA TRANSMISSION» pour mettre en évidence les champs ou sections non complétés. Si toutes les sections dans «Détails des activités», sont tous en vert, aucune information n'est manquante et le formulaire de RE est prêt à être soumis.
- Cliquez sur l'onglet «TRANSMETTRE» pour compléter le processus de création et soumission.
- Une fois que vous avez soumis votre formulaire RE, le système affichera une fenêtre de confirmation contenant des informations relatives à la transmission.
Visionner une demande
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Qu’est-ce que la section «Pré-visualiser»?
La section «Pré-visualiser» permet de créer un document contenant toutes les informations entrées dans le formulaire RE. Veuillez noter que cette version n'est pas le fichier à imprimer pour les signatures puisqu'il contient la totalité de votre formulaire RE qui est au minimum 12 pages et qui ne contient pas une section de signature.
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Comment doit-on imprimer le formulaire pour obtention de signatures?
Soumettre le formulaire RE électroniquement. Une fenêtre apparaîtra avec les instructions sur comment imprimer le formulaire RE.
Cliquez sur 'Fermer la fenêtre' pour retourner à la section 'Mes formulaires'.
Dans la section 'Mes formulaires', cliquez sur l'icône PDF figurant dans la dernière colonne intitulée 'Pages signatures du formulaire RE'
Imprimer les pages signatures du formulaire RE, signez-le et ensuite transmettez-le, ainsi que toute documentation requise, au bureau de la recherche de votre faculté. Le bureau de la recherche s’occupera d’obtenir les signatures nécessaires et de finaliser le processus en envoyant les pages signatures du formulaire RE ainsi que la documentation nécessaire au Service de gestion de la recherche.
Veuillez cliquez ici pour des instructions plus détaillées et des imprimes écrans.