Lignes directrices de l'université d'Ottawa sur la gestion des dépenses de recherche

Les lignes directrices de l’Université d’Ottawa s’appliquent à tous les comptes de recherche détenus à l’Université, y compris :

  • Les comptes généraux de recherche;
  • Les comptes des trois organismes;
  • Les comptes de l’Université d’Ottawa; et
  • Toutes les autres sources de financement, à moins que le bailleur de fonds n’accorde plus de flexibilité dans les types de dépenses autorisées.

Remarque : Toute exception sera communiquée dans l’avis de décision.

Pour toutes questions concernant la mise en œuvre du Guide, veuillez communiquer avec info-sgr-rms@uottawa.ca.

Les quatre principes régissant l’utilisation appropriée des fonds de subvention

Faire partie des coûts directs des activités de recherche pour lesquelles les fonds ont été accordés
  • Un coût direct est directement attribuable au programme ou projet de recherche financé, et est accepté et autorisé par le bénéficiaire.
  • Les chercheuses et les chercheurs sont responsables de la façon dont ils utilisent les fonds pour faire avancer leur recherche.
  • Les chercheuses et les chercheurs peuvent s’écarter de la recherche, des activités et du budget proposés tant qu’ils utilisent la subvention aux fins générales pour lesquelles elle a été initialement accordée.
  • La décision de modifier l’allocation des fonds appartient uniquement au chercheur ou à la chercheuse.
  • Si une dépense ne semble pas correspondre à l’objectif général pour lequel les fonds ont été octroyés ou si le lien avec le projet n’est pas clair, l’administrateur ou l’administratrice a la responsabilité de demander au chercheur ou à la chercheuse des éclaircissements sur la façon dont la dépense contribue à l’avancement du projet.
Ne pas être fournis par l’établissement administrateur

Les coûts directs ne doivent pas être confondus avec les coûts indirects, qui sont des coûts que les établissements subissent, tels que les coûts administratifs centraux et départementaux, lesquels ne peuvent être attribués à des projets de recherche précis. Les coûts indirects des subventions des trois organismes sont partiellement financés par le Fonds d’appui à la recherche.

Être efficaces et judicieuses
Comment les trois organismes déterminent-ils ce qui rend une dépense efficace et judicieuse?
  • La dépense atteint le résultat escompté avec le souci de réduire les coûts le plus possible en évitant les dépenses inutiles.
  • Elle optimise l’utilisation des fonds (ne signifie pas nécessairement le plus bas coût).
  • Les chercheuses et les chercheurs sont responsables de la façon dont ils utilisent les fonds pour atteindre leurs objectifs.
  • Les chercheuses et les chercheurs font des compromis entre l’efficacité et l’économie dans l’utilisation de leurs fonds, et ils sont responsables de ces décisions.
  • Certaines dépenses peuvent sembler plus ou moins économiques que d’autres, et ce choix demeure à la discrétion du chercheur ou de la chercheuse.
  • Si une dépense semble supérieure à la norme dans sa catégorie, l’administrateur ou l’administratrice a la responsabilité de demander au chercheur ou à la chercheuse des éclaircissements sur la façon dont la dépense contribue à l’avancement du projet.
N’entraîner aucun gain personnel pour les membres de l’équipe de recherche
Comment les trois organismes définissent-ils le gain personnel?

Le concept de gain personnel fait référence à l’utilisation des fonds de la subvention pour servir les intérêts d’une personne ou pour obtenir un avantage et/ou un profit personnel plutôt que pour la recherche ou les activités financées par la subvention.

Voici des exemples de gain personnel et de conflits d’intérêts :
  • Conclure des contrats de recherche avec des entreprises employant un membre du corps professoral ou un membre de sa famille immédiate.
  • Orienter la recherche vers des développements susceptibles de bénéficier aux entreprises privées dans lesquelles le chercheur ou la chercheuse a un intérêt.
  • Influencer l’achat d’équipement ou de matériel pour qu’il se fasse auprès d’une entreprise dans laquelle la personne a un intérêt personnel.
  • Prolonger un voyage de recherche au-delà de ce qui est autorisé dans le règlement 21, procédure 16-11.

Si un chercheur ou une chercheuse semble tirer un avantage personnel d’une dépense, l’administrateur ou l’administratrice a la responsabilité de lui demander des éclaircissements.

 

Règlements de l’Université d’Ottawa et directives des trois organismes et exceptions

Embauche et rémunération

Règlements de l’Université d’Ottawa

 

Directives sur l’embauche et la rémunération

Les subventions versées par l’organisme ne doivent pas servir à rémunérer :

  • les titulaires de subvention ni les individus qui mènent des recherches de façon indépendante en vertu de leurs conditions de travail, notamment les chercheurs des universités, des hôpitaux ou des instituts de recherche;
  • les individus censés participer gratuitement à la recherche ou aux activités financées dans le cadre d’une collaboration conformément à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ou encore à toute entente conclue avec l’organisme concerné.

Sous réserve des restrictions susmentionnées :

  • les individus employés et rémunérés par une autre organisation pour le temps consacré à la recherche ou aux activités financées ne peuvent être rémunérés à même les fonds de la subvention.
  • Toutefois, ces fonds peuvent servir à rembourser à l’organisation les coûts engagés au titre de la rémunération de ses employés pour le temps consacré aux activités visées par la subvention.

Les chercheurs internationaux peuvent être rémunérés à la même subvention, pourvu que cela soit justifié par une lettre de l’employeur attestant que l’individu n’est pas rémunéré pour le temps passé à travailler dans le cadre de la recherche ou des activités financées.

Source : Guide d’administration financière des trois organismes, 2020

Biens et services

Règlement de l’Université d’Ottawa

 

Directives sur les dépenses en biens et services

L’acquisition de biens et de services pour la recherche ou les activités financées doit se faire en conformité avec les politiques et les processus pertinents de l’établissement administrateur.

Les fonds des subventions versés par un organisme ne doivent pas servir à payer des honoraires d’experts-conseils :

  • aux titulaires de subvention ou aux individus qui mènent des recherches de façon indépendante en vertu de leurs conditions de travail, notamment les chercheurs des universités, des hôpitaux ou des instituts de recherche;
  • aux individus censés participer gratuitement à la recherche ou aux activités financées dans le cadre d’une collaboration conformément à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ainsi qu’à toute entente conclue avec l’organisme concerné.

Source : Guide d’administration financière des trois organismes, 2020.

 

Exceptions:

  • Accès à Internet à domicile – jusqu’à un maximum de 25 $ par mois, ce qui représente 50 % du montant mensuel moyen dépensé par les familles canadiennes du quintile supérieur de revenue
Frais de déplacement et de séjour

Règlements de l’Université d’Ottawa

 

Directives sur les frais de déplacement et de séjour

Le remboursement de tous les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) doit être demandé en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Le remboursement de ces dépenses, y compris les dépenses personnelles raisonnables, peut être demandé pour le titulaire de la subvention et tous les autres individus qui contribuent à la recherche ou aux activités financées. Dans le cas des demandeurs autres que le titulaire de la subvention, le lien avec la recherche ou les activités financées doit être précisé. 

Les fonds des subventions ne peuvent servir à rembourser le coût de boissons alcoolisées.

Source : Guide d’administration financière des trois organismes, 2020

 

Exceptions

  • Frais de déplacement entre l’établissement d’origine et le lieu du congé sabbatique limités à un aller-retour, sauf dans des circonstances inhabituelles : un aller-retour supplémentaire à des fins de recherche est permis
  • Frais de transport du bénéficiaire vers l’établissement d’origine à des fins de supervision ou d’enseignement : un voyage de retour pour la supervision d’étudiants et d’étudiantes des cycles supérieurs est permis
  • Frais liés aux études menant à un diplôme (p. ex., préparation de la thèse, droits de scolarité et cours) : aux fins de préparation et de défense de la thèse de l’étudiant ou de l’étudiante
  • Frais de brevetage – consulter le Cabinet du vice-rectorat à la recherche et respecter le règlement 29 de l’Université
  • Élaboration et soumission de la demande de subvention
Dépenses d’accueil

Règlement de l’Université d’Ottawa

 

Directives sur les dépenses d’accueil

Les activités d’accueil doivent se dérouler en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Les frais d’accueil (pour des boissons non alcoolisées ou des repas sans alcool) doivent être directement liés à la recherche financée et être engagés :

  • à des fins de réseautage dans le cadre d’une courtoisie officielle ou de respect culturel (p. ex., une rencontre entre le titulaire de la subvention et des partenaires, des intervenants ou des chercheurs invités);
  • pour des activités s’inscrivant dans le cadre d’assemblées ou de rassemblements qui facilitent la réalisation des objectifs de la recherche ou y contribuent (p. ex., un atelier ou une conférence) où au moins un des participants n’est pas membre de l’équipe de recherche et ne participe pas à la recherche ou aux activités quotidiennes financées.

Les fonds des subventions ne peuvent pas servir à rembourser les dépenses d’accueil engagées pour des interactions entre des individus participant à la recherche ou aux activités quotidiennes financées, comme les interactions courantes avec des collègues de l’établissement, des réunions du personnel et des activités de reconnaissance des employés.

Les fonds des subventions ne peuvent servir à rembourser le coût de boissons alcoolisées.

Source : Guide d’administration financière des trois organismes, 2020

 

Exceptions

  • Alcool : uniquement pour accueillir le comité de soutenance de thèse et conformément au règlement 21 de l’Université, méthode 16-12
Cadeaux, honoraires et incitatifs

Règlement de l’Université d’Ottawa

 

Directives sur les cadeaux, les honoraires et les incitatifs

Les cadeaux, les honoraires et les incitatifs doivent être offerts en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Avant d’offrir des cadeaux ou des incitatifs aux participants, il faut obtenir l’approbation du comité d’éthique de la recherche de l’établissement administrateur. Les titulaires de subvention ont l’obligation morale de protéger les renseignements confidentiels des participants et de justifier les cadeaux et les incitatifs au moyen de documents. Pour en savoir plus, consultez le bulletin d’interprétation sur la vie privée et la confidentialité dans les Énoncés de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains - EPTC 2 (2018).

Ils peuvent être offerts à un individu ou à un groupe qui participe volontairement à la recherche ou aux activités financées par la subvention (c.-à-d. dont la participation ne relève ni d’une obligation contractuelle ni d’un service professionnel). En outre, le bénéficiaire ne doit pas être membre de l’équipe du titulaire de la subvention.

On entend par « honoraires » le versement ponctuel ou non régulier à un individu en remerciement d’un service qui n’est généralement pas rémunéré (p. ex., pour une allocution, une conférence ou un séminaire prononcé ou animé par un orateur ou un présentateur invité). Les titulaires d’une subvention ne peuvent pas recevoir d’honoraires d’une subvention des trois organismes.

On entend par « cadeau » tout ce qui peut être offert gratuitement, sous forme d’argent ou autre, en signe de gratitude, de respect ou de bonne volonté pour établir ou faciliter les relations avec des individus ou des groupes qui contribuent à la recherche ou aux activités financées à titre de participants, de partenaires de recherche ou de collaborateurs (p. ex., les chercheurs invités ou les intervenants communautaires) lorsque le cadeau :

  • s’impose dans le contexte ou le patrimoine culturel ou les traditions établies l’exigent;
  • s’inscrit dans un contexte de courtoisie officielle.

En reconnaissance des cultures et des traditions des Premières Nations, des Métis et des Inuits, on peut offrir des cadeaux à des aînés et à d’autres gardiens du savoir qui remplissent un rôle particulier (p. ex., un chercheur indépendant peut recevoir des cadeaux notamment dans le cadre d’une cérémonie).

Les incitatifs font expressément référence aux dons en argent ou en nature faits à des participants dans le but d’établir un bassin de participants éventuels ou en guise de remerciement pour la participation à la recherche ou à l’activité.

Source : Guide d’administration financière des trois organismes, 2020

Processus de résolution des divergences sur l’admissibilité des dépenses

Après avoir consulté les lignes directrices de l’Université d’Ottawa sur la gestion des dépenses de recherche, s’il vous est impossible de déterminer si une dépense est conforme aux quatre principes ou à un règlement de l’Université d’Ottawa, suivez les étapes ci-dessous.

Remarque : Un problème peut être résolu à n'importe quelle étape du processus, mais la plupart des problèmes doivent être résolus à l'étape 1. S'il demeure des problèmes non résolus, suivez les étapes suivantes.

  1. Si un chercheur ou une chercheuse ne sait pas comment une dépense se conforme aux quatre principes ou à un règlement de l’Université, il ou elle devrait consulter son administrateur de recherche.
  2. Si un administrateur ou une administratrice de recherche a une question sur la façon dont une dépense se conforme aux quatre principes ou à un règlement de l’Université, il ou elle doit communiquer avec le chercheur ou la chercheuse pour discuter de la façon dont la dépense contribue à l’avancement du projet.
  3. Après avoir consulté un chercheur ou une chercheuse, si un administrateur ou une administratrice de recherche ne sait toujours pas si une dépense se conforme aux quatre principes ou à un règlement de l’Université, il ou elle doit alors consulter la direction administrative de la faculté. Celle-ci peut contacter le vice-décanat à la recherche de la faculté pour examen et discussion.
  4. Si la direction administrative et le vice-décanat à la recherche ne savent pas comment une dépense se conforme aux quatre principes ou à un règlement de l’Université, la faculté doit alors contacter le Service de gestion de la recherche et les Ressources financières pour obtenir une décision finale.
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