La mise en oeuvre du nouveau Guide d’administration financière des trois organismes à l’Université d’Ottawa

Les trois organismes, IRSC, CRSH et le CRSNG, ont récemment publié le nouveau guide d’administration financière des trois organismes (le Guide) que les établissements doivent mettre en œuvre, pour le 1er avril 2020. Le Guide est une ressource complète pour les détenteurs d’une subvention ainsi que pour les établissements qui administrent les fonds, et il établit les principes et directives qui gouvernent l’administration du post-octroi des subventions financées par les trois organismes. Le but de ce site Web est d'informer les chercheurs et les administrateurs sur la façon dont le Service de gestion de la recherche et Recherche finances mettent en œuvre le nouveau guide sur l'administration financière.

Pour toutes questions concernant la mise en œuvre du Guide, veuillez communiquer avec info-sgr-rms@uottawa.ca.

Calendrier et plan de travail

Janvier 2020

  • Consultation avec les chercheurs
  • Consultation avec les administrateurs
  • Consultation avec les agent(e)s de développement de la recherche
  • Informations sur le web et consultation avec les chercheurs

 

Février 2020

  • Analyse des lacunes
  • Commission de la recherche
  • Comité des CAO

Mars 2020

  • Sessions de formation pour les administrateurs
  • Diffusion des informations pour les chercheurs

Avril 2020

  • Lancement
  • Formation et évaluation continue

Nouvelles

Documentation à l'appui de la mise en oeuvre du guide des trois organismes

Contexte et Objectifs

Contexte

  • Ces modifications représentent un changement majeur des responsabilités des universités
  • Ces modifications, réalisées par les organismes, sont suites aux commentaires reçus des chercheurs à travers le Canada
  • Le guide des trois organismes informe toutes les dépenses de recherche à l'Université, y compris les dépenses imputées aux comptes de recherche internes
  • Ce changement offre à l’université l’occasion de moderniser la façon dont elle gère l'administration des bourses, tout en réduisant le fardeau administratif des chercheurs et des administrateurs.

 

Principes adoptés par l’Université d’Ottawa pour guider la mise en œuvre du guide 

  • Minimiser le changement et les interruptions aux activités de recherche
  • Se concentrer sur une perspective centrée sur l’utilisateur ou l’utilisatrice
  • Optimiser les ressources et les systèmes existants
  • Uniformiser les meilleures pratiques, processus et outils pour améliorer le soutien aux chercheurs
  • Offrir des formations pour augmenter le soutien aux facultés
  • Coût neutre pour les chercheurs

 

Objectifs

  • Mettre en œuvre le guide d’administration financière des trois organismes pour le 1er avril 2020
  • Réduire le fardeau administratif pour les chercheurs et le personnel administratif
  • S’assurer que l’Université atteint ses obligations envers les trois organismes
  • Mettre en œuvre les changements en travaillant en collaboration avec les différentes instances de l’Université
Principes régissant l'utilisation appropriée des fonds de subvention

Les dépenses de subvention doivent:

  • Contribuer aux coûts directs de la recherche / des activités pour lesquelles les fonds ont été alloués, avec des avantages directement attribuables à la subvention
  • Ne pas être fourni par l'institution gouvernant à son personnel de recherche
  • Être efficace et économique
  • N'entraîne aucun gain personnel pour les membres de l'équipe de recherche
Portée du Guide des trois agences sur la gestion financière
  • Le guide s'applique à toutes les subventions des IRSC, du CRSNG et / ou du CRSH,
  • Il s'applique à toutes les subventions des trois organismes, sauf si indication contraire dans la documentation sur le programme / la possibilité de financement ou les conditions de la subvention
  • En présence des politiques des trois organismes ainsi que des politiques institutionnelles, la politique des trois organismes prévaut, reconnaissant que le bénéficiaire de la subvention doit également se conformer aux exigences institutionnelles applicables. (la disposition la plus stricte prévaudra)
  • Si le Guide ne dit rien sur un sujet spécifique, les prises de position de l'institution administrante s'appliqueront.

 

Ordre de préséance et interprétation - Les éléments suivants ont priorité sur ce guide:

  1. L’Accord sur l‘Administration des Subventions et Bourses des Organismes de Recherche
  2. Littérature sur les programmes / possibilités de financement
  3. Tout accord pertinent des trois organismes avec les bénéficiaires de subventions et / ou les institutions qui les administres
Rôles et responsabilités

Institutions administrantes

  • Élaborer et mettre en œuvre des politiques, des systèmes administratifs, des procédures et des contrôles efficaces pour s'assurer que toutes les activités financées par les organismes sont menées conformément aux exigences de la loi, aux politiques et procédures de l‘organisme et aux autres accords de financement.
  • Surveiller l'éligibilité de ses destinataires et informer immédiatement l'agence compétente de tout changement dans le statut d'éligibilité d'un candidat
  • Retenir ou retirer l'approbation des dépenses qui contreviennent à une politique de l‘organisme ou de l'établissement, ou aux modalités de la subvention
  • Fournir une formation sur les politiques et pratiques de l'institution en ce qui concerne l'administration des subventions des agences
  • Fournir une infrastructure physique et organisationnelle suffisante pour la conduite de la recherche, la formation à la recherche et d'autres activités financées
  • Superviser et soumettre les demandes de modification de subvention à l‘organisme concerné
  • Tenir des registres complets et exacts et faire rapport sur l'utilisation du financement de l‘organisme, y compris les pistes de vérification avec les pièces justificatives complètes pour chaque transaction, pendant au moins 7 ans; de plus, faire rapport annuelle sur l'utilisation des fonds de la subvention

 

Bénéficiaires de subventions et des délégués

  • Mener leurs recherches d’une manière qui respecte le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche (2016)
  • Détenir le pouvoir d'utiliser les fonds de la subvention conformément aux principes et directives des agences tels que décrits dans ce guide
  • Déléguer à d'autres le pouvoir d'utiliser les fonds de la subvention (bénéficiaire de la subvention uniquement)
  • Autoriser les dépenses de subvention et tous les frais ou ajustements apportés au compte de subvention du bénéficiaire de la subvention (bénéficiaire de la subvention ou personne dûment déléguée uniquement)
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