Cabinet de la vice-rectrice à la recherche et sous-unités

Aperçu

Le rôle du Cabinet de la vice-rectrice à la recherche (CVRR) est de promouvoir et de faciliter la recherche, la créativité et l’innovation à l’Université d’Ottawa, notamment de voir à la gestion éclairée de la recherche et des ressources que nous confient nos agences subventionnaires de recherche. Dans un environnement très décentralisé où interviennent de nombreux participants, le CVRR offre une direction et une expertise touchant les politiques, l’orientation et l’exécution stratégiques relatives aux services à l’échelle de l’Université, de façon à appuyer ses activités de recherche. Ces fonctions comprennent la direction et la coordination de différentes équipes fonctionnelles autonomes, à la fois centrales et dans les facultés, afin de mettre en place une capacité organisationnelle cohérente et souple pour l’administration du portefeuille de la recherche de l’Université.

Plusieurs équipes spécialisées du CVRR s’occupent d’exigences particulières touchant la promotion et la gestion des différentes ententes de financement de la recherche :

  • Le Service de gestion de la recherche (SGR) est chargé du portefeuille des subventions de recherche.
  • Le Service de soutien à l'innovation (SSI) gère le portefeuille des contrats de recherche, à l’exclusion des contrats traités par le bureau des IDS. SSI s’occupe aussi des questions de propriété intellectuelle et de commercialisation des technologies.
  • Le Bureau des Initiatives de développement stratégique (IDS) est chargé du portefeuille de la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI) et du Fonds pour la recherche en Ontario (FRO) ainsi que d’autres projets particuliers qui lui sont confiés à l’occasion.
  • Le Bureau des chaires de recherche, des centres et des prix (CRCP) est responsable d’initier, de surveiller et d’administrer les processus de développement et de renouvellement reliés aux programmes internes et externes des chaires de recherche, ainsi que des candidatures soumises dans le cadre de programmes internes et externes (provincial, national, international) offrant des prix et des distinctions de recherche. Le bureau est également responsable de gérer la création, le fonctionnement et l’évaluation des centres et des instituts de recherche de l’Université.
  • Le Bureau de la recherche internationale se charge de l’élaboration de projets internationaux, incluant la formulation et la présentation de propositions de recherche internationales et la négociation de contrats de recherche internationaux. Les fonctions de traitement des subventions et d’administration suivant leur attribution sont gérées par le SSRD ou SSI en fonction de la nature des fonds.

Rôles et responsabilités dans l’administration de la recherche

Coordonner la capacité et l’infrastructure de gestion de la recherche de l’Université

  • Diriger et coordonner les différentes équipes fonctionnelles, dont les Ressources financières, le Service des ressources humaines, Approvisionnements et services, le Bureau de la gestion du risque, de l’environnement et de la santé sécurité au travail et Éthique de la recherche avec des sujets humains, et se concerter avec les cadres supérieurs des facultés et des instituts de l’Université et des instituts en milieu hospitalier afin de garantir une démarche et une capacité organisationnelles intégrées pour l’administration du portefeuille de la recherche de l’Université
  • De concert avec d’autres intervenants, diriger l’élaboration et la mise en œuvre d’un cadre stratégique global pour faciliter et appuyer l’administration judicieuse des fonds de recherche en conformité avec les exigences de réglementation
  • Diriger, orienter et faciliter la conception et l’exploitation de systèmes d’information sur la gestion de la recherche ainsi que la prestation d’outils de gestion de l’information et de services Web reposant sur les technologies appropriées, dont ont besoin les administrateurs, les chercheurs et le personnel administratif de l’Université et des instituts affiliés pour administrer les fonds de recherche, de même qu’aux fins de communication et de planification
  • Promouvoir et rehausser le leadership et le profil de gestion de la recherche de l’Université en établissant et en entretenant des relations de travail efficaces avec les organismes commanditaires gouvernementaux et non gouvernementaux, les organismes de réglementation et de surveillance, ainsi que les établissements de recherche et d’enseignement nationaux et étrangers
  • Assurer la conformité aux règlements et directives internes et externes, incluant les règlements de l’Université, des organismes subventionnaires et d’autres organismes fédéraux et provinciaux relativement aux projets de recherche subventionnés; coordonner les équipes spécialisées en conformité à la réglementation et les mobiliser, notamment le Comité d’éthique en recherche, le Service vétérinaire et animalier et le Bureau de la gestion du risque, de l’environnement et de la santé sécurité au travail, afin de remplir les obligations en matière de conformité de l’Université
  • Élaborer, exécuter et coordonner les programmes de formation en administration de la recherche conjointement avec le Service des finances et d’autres équipes prenant part à la gestion de la recherche
  • De concert avec le Cabinet du vice-recteur aux ressources, superviser l’administration des programmes fédéraux et provinciaux de frais indirects

Présentation des demandes et propositions

Une approbation institutionnelle de toutes les demandes de subvention et contrat de recherche présentées aux organismes extérieurs doit être accordée. L’approbation est habituellement confirmée par la signature des formulaires de demande de subvention ou des propositions suivant les exigences du commanditaire. Bien entendu, l’approbation par le chercheur et la faculté précède l’approbation institutionnelle.

  • Le SGR approuve et signe les demandes de subvention
    • Le SGR coordonne les principaux concours de subventions
  • SSI approuve et signe les demandes de contrat
    • SSI contribue à la formulation des propositions, à l’élaboration des plans de travail, à l’établissement des calendriers et des budgets et à l’intégration des frais indirects
    • SSI négocie l’ensemble des ententes de recherche, y compris les ententes unipartites et multipartites
    • SSI signe tous les contrats de recherche pour le compte de l’Université
    • Au besoin, SSI coordonne, conjointement avec les autres équipes de l’Université, l’élaboration des projets et la négociation des contrats afin de satisfaire les conditions spéciales
  • Le bureau des IDS signe et approuve les demandes destinées à la FCI et au FRO
    • Au besoin, le bureau des IDS collabore avec les chercheurs, les responsables de la recherche, Approvisionnements et services, le Service des immeubles et d’autres pour garantir la conformité des propositions destinées à la FCI
    • Le bureau des IDS signe l’ensemble des ententes avec la FCI et le FRO ainsi que celles portant sur d’autres projets de son portefeuille
  • Le Bureau de la recherche internationale approuve et signe les demandes relatives aux projets internationaux
  • Les propositions pour des chaires de recherche et les nominations aux grands prix sont acheminées par le Bureau des chaires de recherche, des centres et des prix, à l’exception du prix de l’Ontario pour l’excellence en recherche acheminé par le bureau des IDS.

 Traitement des subventions

  • Traiter les contrats de recherche signés et les avis d’attribution des commanditaires :
    • Saisir les données dans le système de gestion des subventions
  • Créer les centres de coûts (comptes) pour les subventions attribuées et autoriser l’affectation des fonds
  • Assurer la conformité à toutes les exigences avant l’affectation des fonds
  • Le cas échéant, comptabiliser les frais généraux suivant les exigences relatives aux subventions ou aux contrats
  • Préparer les notifications de décision (NDD), communiquer les décisions aux agences subventionnaires et les exigences administratives aux chercheurs et aux administrateurs de faculté :
    • Acheminer aux chercheurs tous les exemplaires des ententes de recherche signées
  • Prendre les dispositions requises relativement aux subventions complémentaires et aux transferts entre établissements :
    • Au moyen d’accords de transfert pour la majorité des subventions
    • Au moyen de contrats de sous traitance pour la majorité des contrats
  • Informer tous les intéressés des modifications

Gestion continue des projets et du portefeuille 

  • Conseiller les chercheurs et les autres membres du personnel de l’Université au sujet des exigences des agences subventionnaires ou des conditions des subventions ainsi que de l’admissibilité des frais de recherche
  • Conseiller les chercheurs et les autres membres du personnel de l’Université au sujet de la gestion des projets importants ou complexes :
    • Contribuer à la mise en place de cadres de gestion et de contrôle appropriés
  • Négocier les ententes interinstitutionnelles
  • Assurer la liaison avec les chercheurs, les facultés et les commanditaires dans les buts suivants :
    • Assurer la conformité aux exigences des agences subventionnaires
    • Offrir une expertise pour régler les questions touchant l’admissibilité des dépenses et, au besoin, demander aux agences subventionnaires de recherche extérieures de trancher ces questions
    • Au besoin, régler les conflits et les questions, y compris offrir de l’aide aux chercheurs et aux facultés pour trouver des solutions et des stratégies afin d’éviter ou de gérer les déficits et de régler les questions d’inexécution
    • Informer les organismes des changements dans le statut d’admissibilité des titulaires de subvention
    • Informer les organismes des changements dans les exigences de certification
    • Gérer les modifications apportées aux projets : les dates, les montants, l’étendue des travaux, etc.
    • Prévenir et résoudre les problèmes
    • Remplir toutes les obligations financières et contractuelles ainsi qu’en matière de rendement avant la clôture du projet
  • Voir à obtenir les approbations en matière de certification pour la recherche avant l’affectation des fonds et à ce que les certifications demeurent à jour pendant la période d’effet de la subvention;
  • Produire les rapports institutionnels
  • Conjointement avec les Ressources financières, les facultés et les autres intervenants, coordonner les processus opérationnels, les mesures d’atténuation des risques en matière de finances et de rendement du portefeuille, surveiller et contrôler les processus et les systèmes d’information
  • Fournir des renseignements sur les fonds de recherche pour les besoins de la gestion du portefeuille de la recherche, de la production de rapports, de la planification stratégique et de la communication relativement aux subventions, aux contrats et aux autres sources et types de financement de la recherche

 

Haut de page